Autor: Beate Schmitz  --- Aus Excel Standard - Gruppe: Spezielle Menübefehle

Gruppierung und Gliederung (4) - Tipp: Sprechende Gruppierung

Autor: Beate Schmitz - Erstellt: 2006-02      - Letzte Revision: ?Gruppenthema: 4 Folgen 1 2 3 4 Sie sind in Folge:4
Sprechende Gruppierung

Bei gruppierten und gegliederten Tabellen (z.B. erzeugt über Menü > Daten > Teilergebnisse...) bleiben die Zusammenfassungszeilen in den Spalten leer, die weder gruppiert noch berechnet wurden. Stellen Sie sich als Beispiel vor, Sie gruppieren nach Konto- oder Artikelnummern, dann sehen sie nach der Gruppierung zwar diese Nummern und die gewünschten Ergebnisse, aber Sie wüßten doch gerne, welche Konten oder Artikel sich hinter den Nummern verbergen. Ich beschreibe Ihnen nachstehend an einem Beispiel, wie Sie vorgehen müssen, um diese "Leerzellen" mit der gewünschten Information zu befüllen.

Wichtig: Dieser Tipp eignet sich nur, wenn in den Detailzeilen in Spalte C immer gleiche Bezeichnungen gleichen Nummern in der Spalte, nach der gruppiert werden soll (hier Spalte B), zugeordnet sind!


1. Schritt: Hier sehen Sie die sortierte aber noch ungruppierte Ausgangstabelle:
Abbildung 1
 ABCDE
1     
2 KontoKontobezeichnungUmsatz 
3 00001Schmidt36,84 € 
4 00001Schmidt7,90 € 
5 00002Wiese43,69 € 
6 00002Wiese12,06 € 
7 00002Wiese41,88 € 
8 00002Wiese4,86 € 
9 00003Richter7,07 € 
10 00003Richter16,71 € 
11 00003Richter34,49 € 
12 00004Müller6,50 € 
13 00004Müller36,91 € 
14 00004Müller37,38 € 
15 00005Sommer45,97 € 
16 00005Sommer15,83 € 
17 00005Sommer7,54 € 
18 00006Winter45,89 € 
19     
 

Gleiche Nummern in Spalte B (nach der wir gruppieren wollen) haben jeweils gleiche Kontobezeichnungen in Spalte C (die nach Gruppierung in den Zusammenfassungszeilen leider nicht vorhanden sind).


2. Schritt: Nach der Gruppierung nach Spalte B (Konto) und Gliederung über das Gliederungssymbol Nr. 2 erscheint die Tabelle dann so:
Abbildung 2
 ABCDE
1     
2 KontoKontobezeichnungUmsatz 
5 00001 Summe 44,74 € 
10 00002 Summe 102,49 € 
14 00003 Summe 58,27 € 
18 00004 Summe 80,79 € 
22 00005 Summe 69,34 € 
24 00006 Summe 45,89 € 
25 Gesamtergebnis 401,52 € 
26     
 

Leider sagen die Kontonummern nicht jedem Betrachter der gruppierten Tabelle etwas, daher wäre es aussagekräftiger, die entsprechenden Kontobezeichnungen wären in der Nachbarspalte sichtbar. Sie sehen das Problem: Die sichtbaren Zellen in Spalte C sind leer, obwohl wir sie gut als Informationszellen einsetzen könnten.


Wir wissen: Jeweils in der über den einzelnen Zusammenfassungszeilen liegenden Detailzeilen in Spalte C ist die Kontobezeichnung, die wir gerne in Spalte C der Zusammenfassungszeilen sehen würden. Doch wie können wir diese praktisch und auf einen Schlag in alle Zusammenfassungszeilen Spalte C holen, ohne den Inhalt der Detailzeilen Spalte C zu zerschlagen?


3. Schritt: Bezogen auf das Beispiel erreichen Sie das, indem Sie so vorgehen:

  • belassen Sie die Tabelle im gruppierten Zustand (wie in Abbildung 2)
  • markieren Sie C5:C24 (also ohne Überschriftszeile und Gesamtergebniszeile)
  • gehen Sie über Menü > Bearbeiten > Gehe zu... > Button Inhalte... anklicken
  • im aufspringenden Dialogfenster anhaken: Nur sichtbare Zeilen
  • das Dialogfenster über den OK-Button schließen
  • setzen Sie den Cursor in die Bearbeitungsleiste und geben dort folgende Formel ein: =C4, also die Zeilenzahl über der ersten sichtbaren Zeile
  • und nun die Besonderheit: Schließen Sie die Formel mit Strg. + Return ab
  • Excel fügt diese Formel damit automatisch passend in alle sichtbaren Zellen des markierten Bereichs ein

Danach sind die Zusammenfassungszeilen in Spalte C wunschgemäß befüllt:
Abbildung 3
 ABCDE
1     
2 KontoKontobezeichnungUmsatz 
5 00001 SummeSchmidt44,74 € 
10 00002 SummeWiese102,49 € 
14 00003 SummeRichter58,27 € 
18 00004 SummeMüller80,79 € 
22 00005 SummeSommer69,34 € 
24 00006 SummeWinter45,89 € 
25 Gesamtergebnis 401,52 € 
26 Wichtig: Formel mit STRG+RETURN abschließen!  
27     
Formeln der Tabelle
C5 : =C4
C10 : =C9
C14 : =C13
C18 : =C17
C22 : =C21
C24 : =C23
 

Die ausgeblendeten Detailzeilen haben ihren Inhalt nicht verändert. Deshalb ist der Schritt Gehe zu: Nur sichtbare Zeilen... extrem wichtig, da man sich diese sonst zerschlagen würde (sollte Ihnen das passieren, gehen Sie sofort über Menü > Bearbeiten > Rückgängig, um den vorherigen Zustand wieder herzustellen).

Sollte die Anzahl der Zusammenfassungszeilen wachsen, müssen Sie diesen Vorgang beim nächsten Gruppieren wiederholen.

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