Sortieren benutzerdefiniert

Sie möchten eine Tabelle sortieren, aber abweichend von den Standardmöglichkeiten "Aufsteigend" oder "Absteigend". Und innerhalb der von Excel mitgebrachten benutzerdefinierten Listen gibt es die gewünschte Sortierreihenfolge nicht. Also nach eigenen Regeln, sprich benutzerdefiniert. Das ist machbar, wenn man vor der Sortierung eine benutzerdefinierte Liste definiert. Nachstehend beschreibe ich das Schritt für Schritt an einem Beispiel:

So sähe Ihre Tabelle unsortiert aus:

A B C D E 1           2   Land Produkt Umsatz   3   USA Produkt1 10,82 €   4   D Produkt2 21,44 €   5   GB Produkt3 43,92 €   6   F Produkt4 24,68 €   7   E Produkt5 10,65 €   8   I Produkt6 19,55 €   9   GB Produkt7 11,31 €   10   D Produkt8 3,25 €   11   USA Produkt4 7,55 €   12   I Produkt1 2,31 €   13   AU Produkt11 46,70 €   14   CH Produkt12 8,69 €   15   CH Produkt13 1,25 €   16   F Produkt3 18,01 €   17

Ihr Ziel ist, diese Liste nach Spalte A zu sortieren, aber in einer Reihenfolge, die Sie selbst bestimmen möchten.

Definieren Sie zunächst eine benutzerdefinierte Liste:

Dazu fügen Sie in einen ungenutzen Tabellenbereich temporär einen Bereich ein, in dem Sie die vorkommenden Werte (hier Länder) in der von Ihnen gewünschten Reihenfolge eingeben. Im Beispielfall soll das so sein:

F G H 1       2   Land   3   USA   4   D   5   GB   6   F   7   E   8   I   9   AU   10   CH   11

Nun gehen Sie wie folgt vor:

• Ab Excel 2007: Optionen-Erweitert-Allgemein-Listen zur Verwendung bei Sortierungen-Benutzerdefinierte Listen bearbeiten ... In Excel 2003:gehen Sie über Menü > Extras > Optionen... > Registerblatt: Benutzerdefinierte Listen (In Excel 97 heißt der Reiter AutoAusfüllen)
• klicken Sie auf den Hinzufügen-Button
• klicken Sie in das Feld neben Liste aus Zellen importieren
• markieren Sie in unserer Beispieltabelle nun G3 und ziehen mit der Maus bis G10 herunter. Nun steht in dem Feld: $G$3:$G$10 (Sie können den Bereich auch händisch eingeben)
• klicken Sie nun auf den Importieren-Button
• Sie sehen in dem Augenblick, dass die von Ihnen gewählten Begriffe in der gewünschten Reihenfolge den Benutzerdefinierten Listen hinzugefügt werden
• und anschließend klicken Sie auf den OK-Button
• nun können Sie den temporären Bereich in der Tabelle (hier G2:G10) wieder löschen

Jetzt zum wirklichen Sortieren:

• markieren Sie den zu sortierende Listenbereich inkl. Überschriftszeile, in unserem Fall also B2:D16
• gehen Sie über Daten > Sortieren...
• klicken Sie an: Liste enthält Überschrift
• klicken Sie auf den Optionen....-Button
• Klicken Sie im aufspringenden Dialogfenster auf das Dropdown und klicken die von Ihnen definierte Sortierreihenfolge an
• dort OK-Button drücken
• nun sind Sie wieder im Dialogfenster Sortieren und drücken auch dort den OK-Button

Nun präsentiert sich Ihre Liste in gewünschten Reihenfolge:

A B C D E 1           2   Land Produkt Umsatz   3   USA Produkt1 10,82 €   4   USA Produkt4 7,55 €   5   D Produkt2 21,44 €   6   D Produkt8 3,25 €   7   GB Produkt3 43,92 €   8   GB Produkt7 11,31 €   9   F Produkt4 24,68 €   10   F Produkt3 18,01 €   11   E Produkt5 10,65 €   12   I Produkt6 19,55 €   13   I Produkt1 2,31 €   14   AU Produkt11 46,70 €   15   CH Produkt12 8,69 €   16   CH Produkt13 1,25 €   17

Bemerkungen:

Diese so erfassten benutzerdefinierten Listen stehen von nun ab excelweit zur Verfügung, sind also nicht auf die Datei beschränkt.

Wird diese Sortierreihenfolge aber nirgends mehr genutzt, sollte sie gelöscht werden, indem man wieder über Menü > Extras > Optionen... > Registerblatt: Benutzerdefinierte Listen (In Excel 97 heißt der Reiter AutoAusfüllen) geht, sie unter den benutzerdefinierten Listen anklickt und den Löschen-Button bedient.

Enthält die Liste einen oder mehrere Begriffe, die nicht in der benutzerdefinierten Liste enthalten sind, werden diese am Ende der Liste auf-/ oder absteigend sortiert angefügt (je nachdem, was angeklickt ist). Wenn das eintritt, sollten Sie die Liste neu nach Ihren Wünschen definieren.

Wie gewohnt, können Sie im Dialog zwei weitere Untersortierkriterien definieren.

Selbstverständlich können Sie auch eine solche benutzerdefinierte Liste als Sortierkriterium für nachrangige Sortierkriterien einsetzen. Oder auch für nachrangige Sortierkriterien eine entsprechende Liste definieren.