Autor: Beate Schmitz  --- Aus Excel Standard - Gruppe: Häufige Fragen

Diagramm - speziell - Gantt Diagramm Projektverfolgung (1)

Autor: Beate Schmitz - Erstellt: 2005-12      - Letzte Revision: ?Gruppenthema: 2 Folgen 1 2 Sie sind in Folge:1
Gantt-Diagramm - Diagramm zur Projektverfolgung

Vorbemerkung: Dieser Tipp richtet sich an Nutzer, die sich mit Diagrammen gut auskennen.

Sie möchten ein Diagramm erstellen, um eine Übersicht über den Stand einzelner Projekte und gleichzeitig über die Parallelität verschiedener Projekte zu erlangen?


Für diesen Zweck können Sie ein Gantt-Diagramm einsetzen. Darüber ist darstellbar:
  • Wann beginnt ein Projekt?
  • Wann endet ein Projekt?
  • Wo befinden wir uns aktuell?
  • Welche sonstigen Projekte laufen parallel und wie ist ihr Stand?
  • Erweiternd hier auch noch ein Beispiel für Raumbelegung, z.B. für Schulen oder Konferenzplanung interessant
Als Diagrammtyp werden gestapelte Balken eingesetzt.

Des Weiteren benötigt man pro Datensatz mindestens zwei Daten: das Startdatum bzw. die Startuhrzeit und die Dauer mindestens eines Intervalls. Wie in Beispiel 2 und 3 ersichtlich, ist die Anzahl der dann hinzugefügten Intervalle aber frei und wie in Beispiel 3 ersichtlich, kann die Anzahl bei den verschiedenen Projekten auch variieren.

Wesentlich ist: Ausgehend vom Startdatum addiert Excel jedes Intervall auf das vorhergehende und gibt automatisch den verschiedenen Intervallen verschiedene Farben, so dass die Abgrenzung im Diagramm ersichtlich wird.

Der besondere Trick beim Gantt-Diagramm liegt darin, die Balken frei schwebend erscheinen zu lassen, abhängig von ihren verschiedenen Startzeiten. Im Verlauf der Diagrammerstellung bemerken Sie, dass dies nicht automatisch passiert, sämtliche Balken haben ihren Ursprung in der Y-Achse. Um diese auszuschalten, muss man Reihe1 der Balken so formatieren, dass sie kein Muster und keinen Rahmen mehr aufweisen – sie werden somit unsichtbar. In Beispiel 3 gibt es pro Balken immer wieder Unterbrechungen für Leerzeiten. Da muss diese Technik dann wiederholt angewandt werden, um die Lücken sichtbar zu machen.

In den Beispielen 1 und 2 habe ich die Skalierung (Hauptintervall) der Größenachse auf 1 gesetzt, um zu erreichen, dass ich eine tägliche Gitternetzabgrenzung zur Visualisierung habe. Laufen die Projekte aber über größere Zeiträume, sollte man diesen Wert z.B. auf 7 (für wöchentliche Einteilung) erhöhen, weil das Diagramm sonst sehr riesig würde.

Auf einen Punkt möchte ich Sie besonders aufmerksam machen: Die Skalierung der X-Achse. Dorthin gelangt man über einen Rechtsklick auf Werte die unter der X-Achse angezeigt werden > Achse formatiern... > Registerblatt Skalierung. Ohne Eingriff dort stellt Excel alle Werte auf automatisch, was nicht immer gefällt, weil zuviel überflüssige Zeiten dann auf der Achse erscheinen. Andererseits hat es den Vorteil, dass wirklich alle Diagrammdaten berücksichtigt werden. Da können Sie eingreifen und den Haken bei "automatisch" entfernen und durch eigene Werte ersetzen, siehe mein Beispiel Nr. 3, da ist das so gemacht, weil nur Zeiten zwischen 6 und 20 Uhr für das Beispiel interessierten und das mit 2-Stunden-Unterteilung.

An drei Beispielen zeige ich Ihnen, wie die Tabelle gestaltet sein muss und welche Einstellungen Sie beim Diagramm vornehmen müssen. In der Tabelle werden Formeln eingesetzt, um die Dynamik zu erreichen. Darin kommt die HEUTE()-Funktion vor. Und bei mir ist heute der 22.12.2005, da die Wiedergabe hier ja statisch ist. Dies zum Verständnis der Beispiele.
Unter den Diagrammen finden Sie jeweils die nötigen Diagrammeinstelllungen aufgeführt. Die Optionen, die Sie nicht abändern müssen, lasse ich unerwähnt. Was hier mit Tagen oder Stunden dargestellt ist, können Sie natürlich ändern, es sollen auf Ihre Belange übertragbare Beispiele sein, die sie passend ändern und erweitern können. Die einzelnen genannten Dialogfelder erreichen Sie, indem Sie in den entsprechenden Diagrammbereich mit rechts klicken.

Alternativ zu den unten aufgezeigten „echten Diagrammen“ könnten Sie ein Balkendiagramm über bedingte Formatierung im Tabellenblatt einfügen.


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Wann beginnt und endet ein Projekt und Parallelprojekte?

So sieht die Tabelle aus:

Beachten Sie die runterkopierbare Formel in Zelle D3, sie ist die Differenz zwischen Ende und Beginn. Spalte E wird nur benötigt, damit in Spalte D die Dauer über Formel ermittelt werden kann. Würden in Spalte D Werte eingegeben, wäre Spalte E überflüssig, denn sie fällt nicht in den Diagrammbereich:
 
 ABCDEF
1      
2 ProjektBeginnDauerEnde 
3 Projekt122.12.2005527.12.2005 
4 Projekt223.12.2005730.12.2005 
5 Projekt324.12.2005125.12.2005 
6 Projekt426.12.2005228.12.2005 
7 Projekt528.12.2005331.12.2005 
8 Projekt630.12.2005403.01.2006 
9 Projekt701.01.2006304.01.2006 
10 Projekt803.01.2006205.01.2006 
11      
Formeln der Tabelle
D3 : =E3-C3
 

Das daraus resultierende Diagramm sieht so aus:



Die einzelnen Diagrammdialogfenster müssen dazu wie folgt eingestellt werden:
 
DialogRegister: Werte
DiagrammtypStandardtypenDiagrammuntertypBalken
(in der oberen Reihe die mittlere Auswahl: Gestapelte Balken)
DatenquelleDatenbereichDatenbereich=Tabelle1!$B$3:$D$10
Reihe in:Spalten
ReiheReihe1: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$C$3:$C$10
Reihe2: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$D$3:$D$10
Beschriftung der Rubrikenachse (x):=Tabelle1!$B$3:$B$10
X-Achse formatierenSkalierungGrößenachse (Y) -automatischalle anhaken
Hauptintervallder Eintrag ist wichtig. Im Beispiel habe ich 1 eingegeben. Also ein
Ein-Tagesabstand.
Y-Achse formatierenSkalierungGrößenachse (Y) schneidet bei Rubrikenachse:alle auf 1
Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichbeschriftungen:
Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichen:
Größenachse (Y) schneidet zwischen Rubrikenalle anhaken
Rubriken in umgekehrter Reihenfolge
Größenachse (Y) schneidet bei größter Rubrik
DiagrommoptionenGitternetzlinienRubrikenachse (X) Hauptgitternetzbeide anhaken
Größenachse (Y) Hauptgitternetz
Datenreihen formatieren
(dafür muss man auf Reihe1 einer der Balken mit der rechten Maustaste klicken)
MusterFläche"Keine" anhaken
Rahmen
 


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Wann beginnt ein Projekt, wo befinden wir uns heute,
wann endet ein Projekt und Parallelprojekte?


So sieht die Tabelle aus:

Beachten Sie die runterkopierbaren Formeln in Zellen D3 und E3, zusammen bilden beide Spalten die Differenz zwischen Ende und Beginn, unterteilt nach dem aktuellen Datum mit der HEUTE()-Funktion. Insofern Sie die Dauer in Spalten D und E als Werte einfügen (statt durch Formel zu berechnen), dann ist Spalte F überflüssig, da sie für das Diagramm selbst nicht benötigt wird.
Sie könnten aber auch noch weitere Reihen anfügen, falls Sie innerhalb der Projekte z.B. nach verschiedenen Fertigungsstufen unterscheiden wollen.
 
 ABCDEFG
1       
2 ProjektBeginnRestdauerBis jetztEnde 
3 Projekt117.12.20050521.12.2005 
4 Projekt220.12.20053225.12.2005 
5 Projekt321.12.20053125.12.2005 
6 Projekt422.12.20056028.12.2005 
7 Projekt523.12.20058031.12.2005 
8 Projekt624.12.200510003.01.2006 
9 Projekt725.12.200510004.01.2006 
10 Projekt826.12.200510005.01.2006 
11       
Formeln der Tabelle
D3 : =WENN(F3<HEUTE();0;F3-C3-E3)
E3 : =WENN((C3>HEUTE())*(F3>HEUTE());0;HEUTE()-C3)
 

Das daraus resultierende Diagramm sieht so aus:



Die einzelnen Diagrammdialogfenster müssen dazu wie folgt eingestellt werden:
 
DialogRegister: Werte
DiagrammtypStandardtypenDiagrammuntertypBalken
(in der oberen Reihe die mittlere Auswahl: Gestapelte Balken)
DatenquelleDatenbereichDatenbereich=Tabelle1!$B$3:$E$10
Reihe in:Spalten
ReiheReihe1: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$C$3:$C$10
Reihe2: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$D$3:$D$10
Reihe3: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$E$3:$E$10
Beschriftung der Rubrikenachse (x):=Tabelle1!$B$3:$B$10
X-Achse formatierenSkalierungGrößenachse (Y) -automatischalle anhaken
Hauptintervallder Eintrag ist wichtig. Im Beispiel habe ich 1 eingegeben. Also ein
Ein-Tagesabstand.
Y-Achse formatierenSkalierungGrößenachse (Y) schneidet bei Rubrikenachse:alle auf 1
Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichbeschriftungen:
Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichen:
Größenachse (Y) schneidet zwischen Rubrikenalle anhaken
Rubriken in umgekehrter Reihenfolge
Größenachse (Y) schneidet bei größter Rubrik
DiagrommoptionenGitternetzlinienRubrikenachse (X) Hauptgitternetzbeide anhaken
Größenachse (Y) Hauptgitternetz
Datenreihen formatieren
(dafür muss man auf Reihe1 einer der Balken mit der rechten Maustaste klicken)
MusterFläche"Keine" anhaken
Rahmen
 


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Raumbelegung: Stunden von bis - verschiedene Räume

So sieht die Tabelle aus:

Ausgehend von der Startzeit in Spalte C (wird Reihe1) addiert Excel im Balken die anschließenden Belegungs-und Freizeiten pro Raum. Reihe1 sowie alle Reihen, die aus Spalten stammen die Freizeiten enthalten werden nachher im Diagramm für Muster und Rahmen auf "Keine" gesetzt. Dadurch entsteht die gewünschte Diagrammansicht.

 
 ABCDEFGHI
1         
2 ZimmerStartzeit(Erster Einsatz)Belegt für Stundenfrei für StundenBelegt für Stundenfrei für StundenBelegt für Stunden 
3 Raum17:003:1501:002:4502:001:00 
4 Raum29:002:0003:154:15   
5 Raum310:006:0000:151:00   
6 Raum47:301:0002:006:15   
7 Raum57:005:0000:453:4500:300:30 
8 Raum68:154:3002:302:30   
9         
 

Das daraus resultierende Diagramm sieht so aus:



Die einzelnen Diagrammdialogfenster müssen dazu wie folgt eingestellt werden:
 
DialogRegister: Werte
DiagrammtypStandardtypenDiagrammuntertypBalken
(in der oberen Reihe die mittlere Auswahl: Gestapelte Balken)
DatenquelleDatenbereichDatenbereich=Tabelle1!$B$3:$E$10
Reihe in:Spalten
ReiheReihe1: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$C$3:$C$10
Reihe2: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$D$3:$D$10
Reihe3: (durch Hinfugügen anlegen)=Tabelle1!$E$3:$E$10
Reihe4: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$F$3:$F$10
Reihe5: (durch Hinfugügen anlegen)=Tabelle1!$G$3:$G$10
Reihe6: (durch Hinzufügen anlegen)=Tabelle1!$H$3:$H$10
Beschriftung der Rubrikenachse (x):=Tabelle1!$B$3:$B$10
X-Achse formatierenSkalierungGrößenachse (Y) -automatischanhaken:
Hilfsintervall und
Rubrikenachse (X) schneidet bei…
Minimumim Beispiel habe ich 0,25 eingegeben (=1/4 Tag die Diagrammanzeige beginnt um 6:00 h).
Maximumim Beispiel habe ich 0,83333 eingegeben (=20/24 Tag, die Diagrammanzeige endet um 20:00 h).
Hauptintervallder Eintrag ist wichtig. Im Beispiel habe ich 0,083333 eingegeben (=1/12 - für Zweistundenabstand).
Y-Achse formatierenSkalierungGrößenachse (Y) schneidet bei Rubrikenachse:alle auf 1
Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichbeschriftungen:
Rubrikenanzahl zwischen Teilstrichen:
Größenachse (Y) schneidet zwischen Rubrikenalle anhaken
Rubriken in umgekehrter Reihenfolge
Größenachse (Y) schneidet bei größter Rubrik
DiagrommoptionenGitternetzlinienRubrikenachse (X) Hauptgitternetzbeide anhaken
Größenachse (Y) Hauptgitternetz
Datenreihen formatieren
(dafür muss man nacheinander auf Reihe1, 3 und 5 einer der Balken mit der rechten Maustaste klicken)
MusterFläche"Keine" anhaken
Rahmen
 


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