Autor: Beate Schmitz  --- Aus Excel Standard - Gruppe: Spezielle Menübefehle

Benutzerdefinierte Ansicht am Beispiel Filter

Autor: Beate Schmitz - Erstellt: 2005-12      - Letzte Revision: ?
Filtern über benutzerdefinierte Ansicht

Information zur benutzerdefinierten Ansicht

Durch das Speichern von benutzerdefinierten Ansichten wird festgehalten, wie das Tabellenblatt unter dieser Ansicht aussehen soll. Dabei wird jeder gewünschten Ansicht ein Name zugeordnet und über den Aufruf dieses Namens wieder der gleiche optische Zustand hergestellt, wie ursprünglich gespeichert. Unter benutzerdefinierter Ansicht kann man z.B. Formatierung, Autofilter, Druckbereich, Fensterfixierung, Zeilen und Spalten ein-/ausblenden speichern, so dass ein und das gleiche Tabellenblatt mit einem Klick ein anderes Aussehen erhält.

Zum Menüpunkt benutzerdefinierte Ansicht gelangen Sie über Menü>Ansicht>Benutzerdefinierte Ansichten...
und vom aufspringenden Dialogfeld aus können Sie benutzerdefinierte Ansichten:
Hinzufügen     -     Aufrufen     -     Ändern und Löschen
Sie haben eine Liste, die Sie öfters nach bestimmten verschiedenen Kriterien filtern möchten. Dazu möchte ich Ihnen hier eine relativ unbekannte Möglichkeit vorstellen, nämlich, dass Sie die möglichen Filterkriterien unter benutzerdefinierter Ansicht einmal festhalten und ab dann auf einen Schlag aktivieren können. Als Zusatzinstrument bei der Erstellung der verschiedenen Ansichten wird der Autofilter eingesetzt. Tempomäßig wirkt sich das besonders positiv aus, wenn sie nicht nur eine Spalte filtern möchten, sondern mehrere - weil sie nach einmaligem Festhalten nicht mehr das Filtern jeder Spalte abwarten müssen. Das Ergebnis wird Ihnen auf einen Schlag dargestellt.

Um so mehr Filter Sie regelmäßig gleichzeitig einsetzen und als Ansicht definieren, um so stärker wirkt sich hier die Zeitersparnis aus.

Wir gehen von folgender Liste aus, die aber in Wirklichkeit viel länger ist, dabei liegt ein Autofilter in Zeile 1:
 
 ABCDE
1Artikelnr.ArtikelFarbeLieferantEinzelpreis
200001Tasse             schwarz    Schmidt     6,86 €
300002Teller           rose       Müller     20,80 €
400003Tasse             rose       Schmidt     26,73 €
500004Becher           gelb       Richter     26,35 €
600005Tasse             schwarz    Müller     0,33 €
700006Teller           grün       Maier      11,11 €
800007Becher           weiß       Wiese      17,31 €
900008Teller           orange     Müller     31,90 €
1000009Teller           schwarz    Müller     15,96 €
1100010Tasse             gelb       Müller     41,89 €
1200011Teller           schwarz    Maier      3,62 €
1300012Tasse             rose       Wiese      45,83 €
1400013Tasse             lila       Müller     15,87 €
1500014Becher           weiß       Maier      43,69 €
1600015Becher           gelb       Schmidt     34,71 €
1700016Becher           weiß       Schmidt     20,23 €
1800017Tasse             gelb       Richter     4,39 €
1900018Becher           orange     Winter     3,46 €
2000019Tasse             lila       Müller     10,46 €
 

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Erfassung von benutzerdefinierten Ansichten

Das A&O ist, alle gewünschten Ansichten (=Filtermöglichkeiten) einmal als benutzerdefinierte Ansicht zu speichern.

Unbedingt und zuerst gehört dazu natürlich, die Standardansicht, also wenn Alles eingeblendet ist, zu speichern. So müssen Sie dazu vorgehen:
  • Kein Filter darf gesetzt sein
  • dann über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten....
  • Im aufspringenden Dialogfeld auf den Button Hinzufügen... klicken
  • Eingeben unter Name: Standard
  • Mit dem Ok-Button bestätigen
Und im Anschluss daran erfassen Sie die anderen hauptsächlich gefragten Filteroptionen. Während Sie in der Ansicht "Standard" sind. Filtern Síe einfach Ihre gewüschten Optionen aus und speichern sie als Ansicht.

Hier ein Beispiel, aber Sie können beliebig viele Ansichten speichern; sie möchten den Artikel Becher in der Farbe gelb filtern und als Ansicht speichern:
  • Wählen Sie die Standardansicht, damit sind alle Filter aufgehoben.
  • Filtern Sie die Artikelspalte B nach Becher und die Farbspalte C nach gelb aus.
  • dann über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten....
  • Im aufspringenden Dialogfeld auf den Button Hinzufügen... klicken
  • Eingeben unter Name: Becher gelb
  • Mit dem Ok-Button bestätigen

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Zum Aufruf einer benutzerdefinierten Ansicht gehen sie über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten..... Im aufspringenden Dialogfeld wählen Sie die gewünschte Ansicht durch anklicken aus und klicken auf den Button Anzeigen.

Wird die benutzerdefinierte Ansicht Becher gelb aufgerufen, stellt sich Ihre Liste so dar, die restlichen Zeilen sind ausgeblendet:
 
 ABCDE
1Artikelnr.ArtikelFarbeLieferantEinzelpreis
500004Becher           gelb       Richter     26,35 €
1600015Becher           gelb       Schmidt     34,71 €
2600025Becher           gelb       Richter     38,14 €
4300042Becher           gelb       Richter     10,79 €
4600045Becher           gelb       Müller     14,26 €
5100050Becher           gelb       Winter     46,27 €
13100130Becher           gelb       Richter     38,15 €
13700136Becher           gelb       Lorenz     32,53 €
19100190Becher           gelb       Lorenz     8,26 €
19800197Becher           gelb       Müller     48,74 €
 

Wenn Sie alle Ihre nötigen Filterwünsche als benutzerdefinierte Ansicht gespeichert haben, können Sie nun sehr schnell alle Filter aufheben, indem sie die Standardansicht wählen oder ohne Filter aufzuheben und neu zu setzen direkt in eine ganz andere Ansicht springen. Und das alles ohne Makros. Außerdem können Sie wie bisher auch ganz normal mit der Tabelle arbeiten und auch Filter auf herkömmliche Art setzen, wenn dies nicht als Ansicht gespeichert ist.

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Ändern und Löschen von benutzerdefinierten Ansichten

Ändern können Sie benutzerdefinierte Ansichten nicht. Dann müssen Sie diese löschen und neu hinzufügen.
Zum Löschen einer benutzerdefinierten Ansicht gehen sie über Menü > Ansicht > Benutzerdefinierte Ansichten..... Im aufspringenden Dialogfeld wählen Sie die gewünschte Ansicht durch anklicken aus und klicken auf den Button Löschen.

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