Autor: Beate Schmitz  --- Aus Excel Standard - Gruppe: Häufige Fragen

Pivottabelle - Formatierung und Layout - Anzeige von Teil- und Gesamtergebnissen

Autor: Beate Schmitz - Erstellt: 2008-12      - Letzte Revision: ?

Pivottabelle - Formatierung und Layout - Anzeige von Teil- und Gesamtergebnissen

Sie möchten das Layout und/oder die Formatierung Ihrer Pivottabelle verändern. Da es optisch auch entscheidend ist, ob eine Pivottabelle Teil- und/oder Gesamtergebnisse enthält, habe ich diese Funktionen hier mit untergebracht. Hier Tipps, wie das funktioniert, da die Befehle oft etwas versteckt liegen.

Sollte eine Aktion Ihr Ergebnis verschlechtern, können Sie diesen Schritt über Menü>Berarbeiten>Rückgängig wieder aufheben.

Das Layout (also die Anordnung von Zeilen- und Datenfeldern) lässt sich leicht ändern, indem man mit der linken Maustaste auf ein Feld klickt und dieses auf ein anderes Feld bzw. die Ergebniszelle zieht.

Für die Formatierung stehen Ihnen Autoformate bzw. die gewohnten Zellformate zur Verfügung.

Wichtig für das Erscheinungsbild ist auch, ob Teilergebnisse und/oder Gesamtergebnisse angezeigt werden.

Experimentieren Sie auf diese Art, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.

Nachstehend einige Beispiele:

Zum Blattanfang Die Ausgangstabelle

Folgende Exceltabelle benutze ich, um die Layoutveränderungen und Formatierungen vorzustellen:
 ABC
1FilialenQuartalUmsatz
2HamburgI.Qua. 2.956,20 €
3EssenIV.Qua 1.587,50 €
4KölnIV.Qua 1.837,50 €
5EssenII.Qua. 4.050,00 €
6HamburgIII.Qua 6.975,00 €
7EssenIV.Qua    986,00 €
8EssenIII.Qua 1.512,50 €
9HamburgIV.Qua 3.375,00 €
10EssenII.Qua. 1.139,00 €
11KölnI.Qua. 3.714,20 €
12HamburgIII.Qua 4.623,80 €
13KölnIII.Qua 1.450,00 €
14HamburgII.Qua. 3.032,00 €
15EssenIII.Qua 1.105,00 €
16HamburgII.Qua. 1.181,50 €
17KölnI.Qua. 3.155,20 €
18EssenIII.Qua 3.790,00 €
19KölnIII.Qua 5.225,80 €
20HamburgIV.Qua 2.349,80 €
21KölnI.Qua. 1.096,50 €
22EssenI.Qua. 3.600,00 €
23KölnIII.Qua 1.164,50 €
24HamburgI.Qua. 1.637,50 €
25KölnIV.Qua 4.244,80 €
26EssenI.Qua. 6.606,20 €

Zum Blattanfang Die daraus generierte Pivottabelle

Daraus erzeugen wir folgende Pivottabelle mit den Zeilenfeldern Filialen und Quartal und dem Datenfeld Umsatz. Direkt nach Generierung stellt sich die Pivottabelle so dar:
 EFG
1Summe von Umsatz  
2FilialenQuartalErgebnis
3EssenI.Qua.10.206,20 €
4 II.Qua.5.189,00 €
5 III.Qua6.407,50 €
6 IV.Qua2.573,50 €
7Essen Ergebnis 24.376,20 €
8HamburgI.Qua.4.593,70 €
9 II.Qua.4.213,50 €
10 III.Qua11.598,80 €
11 IV.Qua5.724,80 €
12Hamburg Ergebnis 26.130,80 €
13KölnI.Qua.7.965,90 €
14 III.Qua7.840,30 €
15 IV.Qua6.082,30 €
16Köln Ergebnis 21.888,50 €
17Gesamtergebnis 72.395,50 €

Zum Blattanfang Zeilenfeld in Spaltenfeld verschieben

Fassen Sie das Feld Quartal unserer Musterpivottabelle mit der linken Maustaste und lassen Sie es über der Zelle mit dem Inhalt Ergebnis wieder fallen. Die Werte werden dann in den Spalten statt den Zeilen dargestellt:
 IJKLMN
1Summe von UmsatzQuartal    
2FilialenI.Qua.II.Qua.III.QuaIV.QuaGesamtergebnis
3Essen10.206,20 €5.189,00 €6.407,50 €2.573,50 €24.376,20 €
4Hamburg4.593,70 €4.213,50 €11.598,80 €5.724,80 €26.130,80 €
5Köln7.965,90 € 7.840,30 €6.082,30 €21.888,50 €
6Gesamtergebnis22.765,80 €9.402,50 €25.846,60 €14.380,60 €72.395,50 €
Gleiches hätten Sie erreicht, wenn Sie direkt beim Erstellen der Pivottabelle das Feld Quartal ins Spaltenfeld gezogen hätten im Layout des PivotTable-Assistenten.

Zum Blattanfang Reihenfolge der Zeilenfelder ändern

Bisher wurden die Filialen nach Quartalen ausgewertet. Sie möchten aber nun die Quartale nach Filialen auswerten. Fassen Sie das Feld Quartal unserer Musterpivottabelle mit der linken Maustaste und lassen sie es über der Zelle mit dem Feld Filiale wieder fallen:
 EFG
1Summe von Umsatz  
2QuartalFilialenErgebnis
3I.Qua.Essen10.206,20 €
4 Hamburg4.593,70 €
5 Köln7.965,90 €
6I.Qua. Ergebnis 22.765,80 €
7II.Qua.Essen5.189,00 €
8 Hamburg4.213,50 €
9II.Qua. Ergebnis 9.402,50 €
10III.QuaEssen6.407,50 €
11 Hamburg11.598,80 €
12 Köln7.840,30 €
13III.Qua Ergebnis 25.846,60 €
14IV.QuaEssen2.573,50 €
15 Hamburg5.724,80 €
16 Köln6.082,30 €
17IV.Qua Ergebnis 14.380,60 €
18Gesamtergebnis 72.395,50 €

Zum Blattanfang Autoformatieren der Pivottabelle

Nachdem Sie die Pivottabelle erstellt haben, markieren Sie eine Zelle der Pivottabelle und Sie können in der Symbolleiste Pivot auf die Schaltfläche Bericht formatieren klicken und erhalten eine Auswahl, wie Sie Ihre Pivottabelle automatisch formatieren können. Klicken Sie auf die ausgewählte Formatierung und sofort passt sich das Erscheinungsbild Ihrer Pivottabelle an, z.B. so:
 EFG
1FilialenQuartalUmsatz
2Essen  
3 I.Qua.10.206,20 €
4 II.Qua.5.189,00 €
5 III.Qua6.407,50 €
6 IV.Qua2.573,50 €
7Essen Ergebnis 24.376,20 €
8   
9Hamburg  
10 I.Qua.4.593,70 €
11 II.Qua.4.213,50 €
12 III.Qua11.598,80 €
13 IV.Qua5.724,80 €
14Hamburg Ergebnis 26.130,80 €
15   
16Köln  
17 I.Qua.7.965,90 €
18 III.Qua7.840,30 €
19 IV.Qua6.082,30 €
20Köln Ergebnis 21.888,50 €
21   
22Gesamtergebnis 72.395,50 €

Zum Blattanfang Zellen formatieren

Wenn Sie Zell- oder Zahlenformate Ihrer Pivottabelle ändern möchten, markieren Sie die zu ändernden Zellen in der Pivottabelle. Klicken Sie nun auf die rechte Maustaste und das Zellkontextmenü öffnet sich. Wählen Sie dort aus: Zellen formatieren.... Zur Auswahl stehen die Registerblätter: Zahlen, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Muster und Schutz.

Zum Blattanfang Spaltenbreite anpassen

Je nach Formatierung kann es passieren, dass die bisher eingestellte Spaltenbreite zu schmal ist, um die Zellwerte anzuzeigen und Sie sehen nur einen Gartenzaun (############). Markieren Sie dann die entsprechende Spalte und gehen Sie über Menü>Format>Spalte>Optimale Breite festlegen.

Zum Blattanfang Anzeige von Teilergebnissen

Markieren Sie in eine Zelle im Zeilenfeld (z.B. Zelle E7 der Musterpivottabelle) und klicken Sie dann auf der Pivot-Symbolleistte auf die Schaltfläche Feldeinstellungen. Der Name des Zeilenfeldes Filialen wird Ihnen angezeigt. Es bietet sich für Teilergebnisse darunter folgende Auswahl:
  • Automatisch: Dann verbleiben die Teilergebnisse so wie automatisch erstellt - in unserem Beispiel Summe
  • Anpassen: Abweichend von der ausgewählten Funktion eines Feldes können Sie die Teilergebnisse auch mit einer anderen Funktion zusammenfassen, z.B. Mittelwert, dann erhalten Sie den Mittelwert der Einzelumsätze des Quartals bezogen auf die Ausgangsliste. Im Gesamtergebnis der Pivottabelle bleibt aber das Ergebnis der ursprünglich ausgewählten Funktion erhalten, in unserem Beispiel die Summe
  • Keine: Damit blenden Sie alle Teilergebnisse aus
Teilergebnisse für ausgeblendete Seitenelemente:
Markieren Sie in eine Zelle der Pivottabelle und klicken Sie nun auf die rechte Maustaste und das Zellkontextmenü öffnet sich. Wählen Sie dort aus: Tabellenoptionen.... Dort können Sie unter Formatierungsoptionen anhaken, ob auch Teilergebnisse für ausgeblendete Seitenelemente angezeigt werden sollen.

Zum Blattanfang Anzeige von Gesamtergebnissen (für Zeilen und/oder Spalten)

Markieren Sie in eine Zelle der Pivottabelle und klicken Sie nun auf die rechte Maustaste und das Zellkontextmenü öffnet sich. Wählen Sie dort aus: Tabellenoptionen.... Dort können Sie unter Formatierungsoptionen anhaken, ob die Gesamtergebnisse für Zeilen und/oder Spalten angezeigt werden sollen.


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