Autor: Beate Schmitz  --- Aus Excel Standard - Gruppe: Häufige Fragen

Seriendruck in Word mit Daten aus Excel

Autor: Beate Schmitz - Erstellt: 2008-11      - Letzte Revision: ?
Seriendruck in Word mit Daten aus Excel Sie möchten einen Serienbrief oder Etiketten unter Verwendung von Daten aus einer Exceltabelle erstellen. Hier kommt das Zusammenspiel zweier Office-Produkte zum Zug: Word als Hauptdokument und Excel als Datenquelle.

Seriendruck bedeutet, man erstellt ein Textdokument (Brief/Umschlag/Etikett…), welches an gewünschten Stellen Variablen (=Platzhalter) statt fester Texte enthält. Diese Variablen können Texte, Werte, Grafiken oder Hyperlinks sein. Die auch je nachdem nur unter gewissen Bedingungen eingesetzt werden. Dafür benötigt man eine Datenquelle, aus der die Variablen gezogen werden, in unserem Fall eine Exceltabelle. Dabei ist jeder Datensatz ein möglicher Seriendruck, falls ausgewählt.

Mit diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie es grundsätzlich funktioniert. Auf Ihre Bedürfnisse anpassen können sollten Sie das anschließend selbst. Wenn ich hier Beispiele bringe, beziehen sie sich immer auf die unten abgebildete Beispieltabelle als Datenquelle, die Sie sich als Datei für Versuche abspeichern sollten.

Das Thema ist recht umfangreich, so dass ich es gliedere; so können Sie wählen, ob Sie es komplett durcharbeiten möchten oder gezielt eine Lösung suchen. Wie so oft führen viele Wege nach Rom, deshalb schildere ich die Methoden, die mir am besten gefallen:

Zum Blattanfang Hinweise zur Excelversion

Die nachstehende Beschreibung gilt für Office2000 bis einschließlich Office2003.

Hinweis für Nutzer ab der Version Office2007:
Ab Word 2007 gibt es die Symbolleiste Seriendruck nicht mehr.
Sie finden die einzelnen Punkte unter dem Hauptpunkt Sendungen.



Zum Blattanfang Die Excelbeispieltabelle

Wenn Sie eine der nachstehenden Beschreibungen nachvollziehen möchten, speichern Sie sich diese Exceltabelle ab, dabei enthält die erste Datenreihe die Spaltenüberschriften. Die Spaltenüberschriften bilden im Word-Hauptdokument die Feldbezeichnungen. Merken Sie sich Speicherpfad, Datei- und Tabellennamen, da Word diese später als Datenquelle angegeben werden müssen:

 ABCDEFGHIJKLM
1NameVornamem/w/sStrassePLZOrtWertDatumZeitBildHyperlinkTextmarke1Textmarke2
2StanzelHorstmNeustr. 134575Ort12,73 €05.08.200812:45c:\\test\\Bild1.jpgHorst@web.deMail1Auftrag
3Lau & Co. sNeustr. 276598Ort298,76 €13.07.200813:12c:\\test\\Bild2.jpgLau@web.deMail2Angebot
4HüschRosiwNeustr. 323461Ort345,07 €01.04.200803:38c:\\test\\Bild3.jpgRosi@web.deMail3Angebot
5AusterLarsmNeustr. 419876Ort499,27 €15.06.200808:56c:\\test\\Bild4.jpgLars@web.deMail4Auftrag
6ContzenSylviawNeustr. 576534Ort574,63 €12.09.200823:12c:\\test\\Bild5.jpgSylvia@web.deMail5Auftrag
7BuchHansmNeustr. 676598Ort254,12 €08.07.200814:18c:\\test\\Bild3.jpgHans@web.deMail6Absage


Zum Blattanfang Die Symbolleiste Seriendruck

Hinweis für Nutzer ab der Version Office2007:
Ab Word 2007 gibt es die Symbolleiste Seriendruck nicht mehr.
Sie finden die einzelnen Punkte unter dem Hauptpunkt Sendungen.

Wenn man Seriendruckdateien in Word erstellt, sollte man sich auch die entsprechende Symbolleiste einblenden. Gehen Sie dazu über Menü>Ansicht>Symbolleisten und klicken Sie die Symbolleiste Seriendruck an. In meinen Beispielen werden wir diese Leiste nutzen.

Hier die Funktionen der wichtigsten Icons. Das/die Icon(s): Die anderen Icons sind inaktiv, solange Hauptdokument und Datenquelle noch nicht ausgewählt sind.



Zum Blattanfang Wichtige Einstellung für Aktualisierung beim Drucken

Um beim Ausdruck immer alle Felder aktuell passend zum Datensatz zu haben, gehen Sie im Word-Hauptdokument über Menü>Extras>Optionen...>Registerblatt Drucken. Dort haken Sie an:
  • Felder aktualisieren und
  • Verknüpfungen aktualisieren



Zum Blattanfang Tastenkombinationen / Ansichtswechsel / Feldfunktionen bearbeiten / Aktualisierung der Ansicht

In der Symbolleiste Seriendruck gibt es das Icon Seriendruck-Vorschau. Über das Hin- und Herklicken erreichen Sie die Ansicht mit den Platzhaltern bzw. die Ansicht mit dem angezeigten Datensatz. Felder, die als Platzhalter dienen, werden im Hauptdokument von doppelten Richtungspfeilen (« ») eingeschlossen. Bedingungsfelder behalten dabei den Wert des aktuellen Datensatzes.


Um zwischen den Feldfunktionen und den Feldergebnissen zu wechseln drücken Sie die Tastenkombination: Alt+F9. Wenn die Feldfunktionen sichtbar sind, können Sie diese bearbeiten.


Die geschweiften Klammern, die Sie in den und um die Feldfunktionen sehen, sind Steuerelemente. Diese können Sie nicht eintippen! Auf zwei Wegen können Sie diese erzeugen:
  • entweder, indem Sie über das Icon Seriendruckfelder einfügen auf der Symbolleiste Seriendruck gehen und ein Feld anklicken und einfügen
  • oder indem Sie die Tastenkombination Strg.+F9 drücken

Aktualisieren der Ansicht:
Beim Ausdruck aktualisieren sich alle Felder durch diese Einstellungen. Aber z.B. Hyperlinks und Grafiken tun das nicht immer auf dem Bildschirm. Wenn man es auch dort sehen will, muss man diese Maßnahmen ergreifen:
  • eine einzelne Feldfunktion aktualisieren, indem Sie sie markieren und F9 drücken
  • alle Feldfunktionen aktualisieren, indem Sie die Tastenkombination Strg.+A und anschließend F9 drücken
Felder anspringen
Mit F11 springen Sie zum nächsten Feld, mit Umschalt+F11 zum vorherigen.

Feldfunktion ersetzen durch den aktuellen Inhalt
Wenn Sie die Feldfunktion aufheben wollen, d. h. das Feld durch seinen aktuellen Inhalt ersetzen (und nie mehr aktualisieren) wollen, dann markieren Sie dieses und drücken Sie Strg+Umschalt+F9.



Zum Blattanfang Die Anzahl der Datensätze oder der Feldbezeichnungen in der Datenquelle hat sich geändert

Wenn sich die Anzahl der Datensätze in der Datenquelle geändert hat, muss dies dem Hauptdokument mitgeteilt werden. Gehen Sie dazu über die Symbolleiste Seriendruck und klicken das Icon Seriendruckempfänger an. Im Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren.

Ändert sich die Anzahl der Feldbezeichnungen (also mehr Spalten in der Excel-Datei), dann klicken Sie auf das Icon Datenquelle öffnen und wählen die einzusetzende Exceldatei dort nochmal neu aus (Dateiname und Speicherpfad, unter dem Sie obige Exceldatei gespeichert haben) und im anschließenden Fenster wählen Sie die Tabelle aus.



Zum Blattanfang Datensätze auswählen, filtern und sortieren

Gehen Sie dazu über die Symbolleiste Seriendruck und klicken das Icon Seriendruckempfänger an: Im Dropdownfeld jeden Feldes werden Ihnen sehr weitreichende Filter- und Sortiermöglichkeiten unter Weitere Optionen... angeboten.
Anschließend haken Sie diejenigen Datensätze Ihrer Exceltabelle an, die diesen Seriendruck erhalten sollen, das können Einige/Keine/Alle sein. Wobei Keine natürlich sinnlos ist.




Zum Blattanfang Seriendruck - erste Schritte

Da es für die Etikettenerstellung zusätzliche Befehle gibt, schauen Sie bitte hier.
  • Öffnen Sie nun Word und legen ein leeres Dokument an und speichern es. Das Worddokument wird auch als Hauptdokument bezeichnet
  • Sorgen Sie dafür, dass die Symbolleiste Seriendruck sichtbar ist
  • Klicken Sie auf dort auf das Icon Hauptdokument-Setup und wählen dort aus, welcher Art Ihre Word-Datei werden soll
  • Klicken Sie auf das Icon Datenquelle öffnen und wählen die einzusetzende Exceldatei dort aus (Dateiname und Speicherpfad, unter dem Sie obige Exceldatei gespeichert haben) und im anschließenden Fenster wählen Sie die Tabelle aus
  • Klicken Sie auf das Icon Seriendruckempfänger und haken diejenigen Datensätze Ihrer Exceltabelle an, die diesen Serienbrief erhalten sollen, das können Einige/Keine/Alle sein. Wobei Keine natürlich sinnlos ist. An dieser Stelle wird Ihnen auch eine Sortier- und Filtermöglichkeit für die Datensätze angeboten. Wenn sich die Anzahl der Datensätze in der Datenquelle geändert hat, müssen Sie in diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken, um im Hauptdokument diese Änderungen zu berücksichtigen
  • Seriendruckfelder (=engl. MERGEFIELD) sind praktisch Platzhalter, die dann durch die ausgewählten Datensätze befüllt werden. Seriendruckfelder erkennen Sie daran, dass sie von diesen Zeichen umgeben sind: « ». Seriendruckfelder können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Sie müssen dazu über das Icon Seriendruckfelder einfügen gehen.
  • Bedingungsfelder können Sie über das Icon Bedingungsfelder einfügen einfügen. Man bedenke, dass die geschweiften Klammern keine Zeichen sind, sondern Steuerzeichen für die Feldfunktionen! Komplizierter wird es, wenn Sie mehr als eine Bedingung berücksichtigen wollen. Dann muss Hand angelegt werden. Wie das geht, zeige ich Ihnen hier
  • Wichtig ist die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau, damit wechseln wir zwischen der Ansicht mit den Platzhaltern und der Ansicht mit den einzelnen Datensätzen
  • Durch die einzelnen Datensätze blättern Sie über die Icons vorheriger/nächster Datensatz
  • Wichtig zu wissen: Um Seriendruckdaten zu formatieren, müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument formatieren
  • Um schließlich zu drucken, wählen Sie das Icon Seriendruck an Drucker oder Seriendruck in neues Dokument; dort können Sie auswählen, was aktuell gedruckt werden soll



Zum Blattanfang Etiketten
  • Öffnen Sie Word und legen ein leeres Dokument an und speichern es. Das Worddokument wird auch als Hauptdokument bezeichnet
  • Sorgen Sie dafür, dass die Symbolleiste Seriendruck sichtbar ist
  • Klicken Sie auf dort auf das Icon Hauptdokument-Setup und wählen dort aus, welcher Art Ihre Word-Datei werden soll, wir entscheiden uns für Etiketten
  • Wählen Sie im nächsten Dialogfenster den Drucker und Ihren Etikettentyp aus
  • Klicken Sie auf das Icon Datenquelle öffnen und wählen die einzusetzende Exceldatei und im anschließenden Fenster die Tabelle aus
  • Klicken Sie auf das Icon Seriendruckempfänger und haken diejenigen Datensätze Ihrer Exceltabelle an, die diesen Serienbrief erhalten sollen, das können Einige/Keine/Alle sein. Wobei Keine natürlich sinnlos ist. An dieser Stelle wird Ihnen auch eine Sortier- und Filtermöglichkeit für die Datensätze angeboten. Wenn sich die Anzahl der Datensätze in der Datenquelle geändert hat, müssen Sie in diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken, um im Hauptdokument diese Änderungen zu berücksichtigen
  • Seriendruckfelder (=engl. MERGEFIELD) sind praktisch Platzhalter, die dann durch die ausgewählten Datensätze befüllt werden. Seriendruckfelder erkennen Sie daran, dass sie von diesen Zeichen umgeben sind: « ». Seriendruckfelder können weder manuell über die Tastatur eingegeben noch mit dem Befehl Symbol im Menü Einfügen eingefügt werden. Sie müssen dazu über das Icon Seriendruckfelder einfügen gehen.
  • Bedingungsfelder können Sie über das Icon Bedingungsfelder einfügen einfügen. Man bedenke, dass die geschweiften Klammern keine Zeichen sind, sondern Steuerzeichen für die Feldfunktionen! Komplizierter wird es, wenn Sie mehr als eine Bedingung berücksichtigen wollen. Dann muss Hand angelegt werden. Wie das geht, zeige ich Ihnen hier
  • Wenn das erste Etikett fertig erstellt ist, markieren Sie alle Etiketten durch dreimaliges Drücken der F8-Taste
  • Klicken Sie nun auf das Icon Etiketten übertragen, dadurch werden die Seriendruckfelder des ersten Etiketts praktisch auf alle anderen Etiketten kopiert. Das funktioniert übrigens auch, wenn man im ersten Etikett etwas geändert hat und diese Änderung auf alle Etiketten übertragen möchte
  • Wichtig ist die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau, damit wechseln wir zwischen der Ansicht mit den Platzhaltern und der Ansicht mit den einzelnen Datensätzen
  • Durch die einzelnen Datensätze blättern Sie über die Icons vorheriger/nächster Datensatz
  • Wichtig zu wissen: Um Seriendruckdaten zu formatieren, müssen Sie die Seriendruckfelder im Hauptdokument formatieren
  • Wollen Sie Ihr Etikettendokument von der Exceldatei entkoppeln und aus den Platzhaltern feste Texte in einer neuen Worddatei machen, dann klicken Sie auf das Icon oder Seriendruck in neues Dokument. An dieser Stelle wird Ihnen noch mal eine Datensatzauswahl angeboten
  • Wollen Sie direkt ausdrucken, klicken Sie auf das Icon Seriendruck an Drucker: Dort können Sie auswählen, welche Datensätze aktuell gedruckt werden sollen und den Ausdruck auslösen



Zum Blattanfang Formatierung von Seriendruckfeldern

Das Word-Hauptdokument übernimmt nicht die Formatierung aus der Datenquelle (außer Sie haben dort die Zellen bereits als Text formatiert und die Werte im gewünschten Format eingetippt). Um ein bestimmtes Format eines Seriendruckfelds zu erzielen, muss das Format über einen Schalter ins Seriendruckfeld eingebunden werden. Der Schalter beginnt mit dem umgekehrten Schrägstrich.
  • Durch das Sternchen * wird der Schalter als Schalter zur Zeichenformatierung definiert
  • Mit der Raute # bestimmen Sie die numerische Darstellung des Ergebnisses
  • Mit dem @-Zeichen bestimmen Sie die Darstellung des Ergebnisses als Datum oder Zeit
  • Das !-Zeichen ist ein Sperr-Bildschalter: Er verhindert die Aktualisierung von Feldern, die in Text enthalten sind, der über ein TEXTMARKE-, INCLUDETEXT- oder REF-Feld eingefügt wurde
Um die Seriendruckfelder bearbeiten zu können, drücken Sie die Tastenkombination Alt+F9. Hier einige Beispiele:
Werte/Währung/Datum/Zeit
SchalterBeispielErläuterung
Werte:{ MERGEFIELD "Wert"  \# ".0,00" }Mit Tausenderpunkt und zwei Dezimalstellen
Führende Nullen:{ MERGEFIELD "PLZ" \# 00000 }Interessant z.B. bei Postleitzahlen, die mit 0 beginnen
Prozent:{ MERGEFIELD "Wert"  \# ".0,00 %" }Mit Tausenderpunkt und zwei Dezimalstellen
Bedingte Formatierung:{ MERGEFIELD "Wert" \# .0;-.0;'-' }Auf diesem Wege kann man verschiedene Farben vergeben für positive, negative und Null-Werte.
Währung:{ MERGEFIELD "Wert"  \# ".0,00 €" }Mit Tausenderpunkt und zwei Dezimalstellen sowie Währungssymbol
Datum:{ MERGEFIELD "Datum" \@ "dd.MM.yyyy" }Das große M wird hier für Monat benutzt, weil das kleine m für Minuten reserviert ist.
Zeit:{ MERGEFIELD "Zeit" \@ "HH:mm" }Das kleine h geht nicht über 24 Stunden, sondern benötigt das amerikanische AM und PM.
   
Umwandlung von Groß-/Kleinschreibung
SchalterBeispielErläuterung
\* Caps{ Quote "hallo zusammen" \* Caps }Der erste Buchstabe jedes Wortes wird in Großschreibung ausgegeben, egal, wie eingegeben wurde. Das Ergebnis ist: Hallo Zusammen
\* FirstCap{ Quote "hallo zusammen" \* FirstCap }Der erste Buchstabe des ersten Wortes wird in Großschreibung ausgegeben, , egal, wie eingegeben wurde. Das Ergebnis ist: Hallo zusammen
\* Upper{ Quote "hallo zusammen" \* Upper }Alle Buchstaben werden in Großschreibung ausgegeben, egal, wie eingegeben wurde. Das Ergebnis ist: HALLO ZUSAMMEN
\* Lower{ Quote "hallo zusammen" \* Lower }Alle Buchstaben werden in Kleinschreibung ausgegeben, egal, wie eingegeben wurde. Das Ergebnis ist: hallo zusammen
   
Ziffernumwandlung
SchalterBeispielErläuterung
\* CardText{ Quote "75,13" \* CardText }Zeigt die Ergebnisse in Grundtext an. Rundet kaufmännisch auf die nächste ganze Zahl. Ergebnis: Fünfundsiebzig
\* DollarText{ Quote "75,13" \* DollarText }Zeigt die Ergebnisse in Grundtext an. Microsoft Word fügt "und" an der Dezimalstelle ein und zeigt die ersten beiden Nachkommastellen (gerundet) als arabische Ziffern in Hundertsteln an. Ergebnis: Fünfundsiebzig und 63/100
\* ROMAN{ Quote "75" \* ROMAN  }Zeigt die Ergebnisse in römischen Ordnungszahlen an. Ergebnis: LXXV
   
Zeichenformatschalter
SchalterBeispielErläuterung
\* Mergeformat{ MERGEFIELD "Vorname"  \* MERGEFORMAT}Weist die Formatierung des vorhergehenden Feldergebnisses dem neuen Ergebnis zu. Wenn Sie z. B. den Namen markieren und diesen fett formatieren, behält Microsoft Word dieses Format bei, wenn sich der Vorname ändert.
\* Charformat{ MERGEFIELD "Vorname"  \* CHARFORMAT}Charformat bedeutet, dass die Formatierung des ersten Buchstabens der Feldfunktion auf das gesamte Feld angewendet wird. Ergebnis z.B.: Hans
   
Text vor und/oder nach Seriendruckfeld einfügen (erst ab Word 2002(XP))
SchalterBeispielErläuterung
\b{ MERGEFIELD "Vorame" \b "Mein Name ist " }Fester Text wird hinter dem Seriendruckfeld eingefügt. Ergebnis z.B.: Mein Name ist Lars
\f{ MERGEFIELD "Vorname" \f " ist mein Name." }Fester Text wird vor dem Seriendruckfeld eingefügt. Ergebnis z.B.: Lars ist mein Name
\b \f{ MERGEFIELD "Vorname" \b "Ich bin " \f " aus Berlin."  }Fester Text wird vor und hinter dem Seriendruckfeld eingefügt. Ergebnis z.B.: Ich bin Lars aus Berlin.
Nach der Bearbeitung schalten Sie die Feldfunktionen wieder mit Alt+F9 im Word-Hauptdokument ab.



Zum Blattanfang Bedingungsfelder

Wenn die Platzhalter eine Dynamik haben sollen, insofern also unter bestimmten Bedingungen etwas geschehen soll, müssen die Seriendruckfelder erweitert werden. Word stellt für Standardfälle auf der Symbolleiste Seriendruck das Icon Bedingungsfeld einfügen zur Verfügung. Wenn Sie dieses anklicken, wird Ihnen die nachstehende Bedingungsauswahl zum Einbau in Ihr Hauptdokument angeboten. Damit die Bedingungsfelder funktionieren, müssen in Dialogfelder zusätzliche Angaben eingegeben werden. Ich erläutere Ihnen den Sinn der verschiedenen Bedingungsfelder und erkläre, welche Angaben jeweils nötig sind.

Sie können die so erzeugten Bedingungsfelder per Hand nachbearbeiten. Dies ermöglicht größtmögliche Dynamik. Sie können die Bedingungen ändern, Seriendruckfelder, Formeln, feste Werte oder Texte, Textmarken, Hyperlinks oder Grafiken einbinden. Auch die Formatierung können Sie in die Feldfunktionen einbauen. Dazu drücken Sie ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen, nachzubearbeiten und anschließend die Feldfunktionen wieder abschalten mit ALT+F9 im Word-Hauptdokument. Die Bedingungsauswahl:

Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Frage…

Fragefelder haben die Funktion, zusätzliche Dynamik in Ihr Dokument zu bringen, wenn es kein entsprechendes Seriendruckfeld in Ihrer Quelltabelle gibt. Fragefelder werden mit ASK eingeleitet. Fragefelder werden nicht gedruckt.

Beispiel: Sie möchten im Dokument angeben, wann der Briefempfänger seinen nächsten Behandlungstermin hat. Dieser wäre bei allen Empfängern normalerweise Mittwochs, könnte aber abweichen. Deshalb werden Sie nach Anlage eines solchen Fragefeld vor Ausdruck für jeden zu druckenden Datensatz gefragt, ob Sie diese Angabe ändern möchten und wenn ja, wie.

Setzen Sie den Cursor oberhalb der Stelle an, wo der Terminsatz im Schreiben steht. Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Frage.... Geben Sie ins Dialogfeld ein:
  • Textfeld: Termin (die Bezeichnung können Sie frei wählen)
  • Eingabeaufforderung: An welchem Wochentag ist der nächste Termin?
  • Standardtext für Textmarke: Mittwoch
  • Haken Sie an: Einmal fragen (dadurch wird in die Funktion der Parameter \o gesetzt. Wenn Sie vor Ausdruck des Datensatzes keine Änderung vornehmen, wird Standardmäßig "Mittwoch" eingesetzt. Wenn Sie dort keinen Haken setzen, wird davon ausgegangen, dass Sie den Termin des letzten Datensatzes wiederholen wollen)
  • Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK
Darunter schreiben Sie den Satz mit dem Textfeld { Termin } in geschweiften Klammern, die Sie mit Strg.+F9 erzeugen:

Ihr nächster Behandlungstermin ist am { Termin }.

Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktionen ansehen, sieht das so aus:

{ ASK Termin "Wann ist der nächste Termin?" \d "Mittwoch" \o }
Ihr nächster Behandlungstermin ist am { Termin }.

Sie könnten das Textfeld { Termin } aber auch in eine Bedingung einbauen:
{ IF { Termin }<>"Mittwoch" "Ihr Behandlungstermin hat sich geändert. Er ist nun am { Termin }." "Ihr Behandlungstermin ist wie immer Mittwochs." }

Das Textfeld können Sie mehrmals im Hauptdokument einsetzen. Wichtig ist nur, dass das Fragefeld über der ersten Verwendung des Textfelds steht.



Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Eingeben…

Eingeben-Felder haben die Funktion, zusätzliche Dynamik in Ihr Dokument zu bringen, wenn es kein entsprechendes Seriendruckfeld in Ihrer Quelltabelle gibt. Eingeben-Felder werden mit FILLIN eingeleitet.

Beispiel: Sie möchten üblicherweise für die Anfrage danken. Es kann aber auch sein, dass Sie an dieser Stelle für das Angebot oder den Auftrag danken wollen.

Setzen Sie den Cursor an der Stelle an, an der das Eingeben-Feld erscheinen soll. Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Eingeben.... Geben Sie ins Dialogfeld ein:
  • Eingabeaufforderung: Standardsatz (das können Sie variieren)
  • Standardeingabetext: Wir danken Ihnen für die Anfrage.
  • Haken Sie an: Einmal fragen (dadurch wird in die Funktion der Parameter \o gesetzt. Wenn Sie vor Ausdruck des Datensatzes keine Änderung vornehmen, wird Standardmäßig "Wir danken Ihnen für die Anfrage." eingesetzt. Wenn Sie dort keinen Haken setzen, wird davon ausgegangen, dass Sie die Eingabe des letzten Datensatzes wiederholen wollen)
  • Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK
Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktionen ansehen, sieht das so aus:

{ FILLIN "Standardsatz" \d "Wir danken Ihnen für die Anfrage." \o }

Nach Anlage eines solchen Eingebe-Felds werden Sie vor Ausdruck für jeden zu druckenden Datensatz gefragt, ob Sie diese Angabe ändern möchten und wenn ja, wie.




Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Wenn...Dann...Sonst...

Wenn...Dann...Sonst...-Felder haben die Funktion, zusätzliche Dynamik in Ihr Dokument zu bringen, indem Sie festlegen, was unter welchen Umständen passieren soll. Wenn...Dann...Sonst...-Felder werden mit IF eingeleitet. Sie können sich dabei auf Feldnamen beziehen.

Wählen Sie im Dropdown den Operator, den Sie zum Vergleich einsetzen wollen:
GleichDer Inhalt des Datenfeldes muss dem Eintrag im Feld "Vergleichen mit:" entsprechen
UngleichDer Inhalt des Datenfeldes darf dem Eintrag im Feld "Vergleichen mit:" nicht entsprechen
Kleiner alsDer Inhalt des Datenfeldes muss kleiner sein als der Eintrag im Feld "Vergleichen mit:"
Größer alsDer Inhalt des Datenfeldes muss größer sein als der Eintrag im Feld "Vergleichen mit:"
Kleiner oder gleichDer Inhalt des Datenfeldes muss kleiner oder gleich sein wie der Eintrag im Feld "Vergleichen mit:"
Größer oder gleichDer Inhalt des Datenfeldes muss größer oder gleich sein wie der Eintrag im Feld "Vergleichen mit:"
Ist leerDas ausgewählte Datenfeld darf keinen Eintrag enthalten.
Ist nicht leerDas ausgewählte Datenfeld muss einen Eintrag enthalten.


Beispiel: Sie möchten eine Anfahrtsbeschreibung in Ihren Seriendruck einbinden. Kunden aus Ort1 sollen die A3 benutzen, die anderen Kunden die A59.

Setzen Sie den Cursor an der Stelle an, an der das Wenn...Dann...Sonst...-Feld erscheinen soll. Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Wenn...Dann...Sonst....

Geben Sie ins Dialogfeld ein:
  • Wenn Feldname: Ort (im Dropdown auswählen)
  • Vergleich: Gleich (im Dropdown auswählen)
  • Vergleichen mit: Ort1
  • Dann diesen Text einfügen: Sie erreichen uns über die A 3.
  • Sonst diesen Text einfügen: Sie erreichen uns über die A 59.
  • Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK
Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktionen ansehen, sieht das so aus:

{ IF { MERGEFIELD Ort } = "Ort1" "Sie erreichen uns über die A3." "Sie erreichen uns über die A59." }

Beim Blättern durch die Datensätze und beim Ausdruck aktualisiert sich die Ausgabe automatisch.

Texte stehen dabei in Anführungszeichen. Soll ein Feld je nach Bedingung leer bleiben, setzen Sie einfach zwei Anführungszeichen ein, wie Sie es auch von Excelformeln kennen.

Wollen Sie die Funktion z.B. um mehr Bedingungen erweitern, müssen Sie die Funktion per Hand nachbearbeiten. Beispiele dafür finden Sie weiter unten.



Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Datensatz zusammenführen

Mit Datensatz zusammenführen-Feldern können Sie die Ausdrucke durchnummerieren. Sie werden nummeriert in der Folge, wie Sie unter dem Icon Seriendruckempfänger, sortiert sind. Datensatz zusammenführen-Felder werden mit MERGEREC eingeleitet.

Setzen Sie den Cursor an der Stelle an, an der das Datensatz zusammenführen-Feld erscheinen soll. Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Datensatz zusammenführen.

Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktion ansehen, sieht das so aus:

{ MERGEREC }




Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Sequenz zusammenführen

Mit Sequenz zusammenführen-Feldern können Sie die Ausdrucke durchnummerieren. Dabei werden nur die zum Ausdruck ausgewählten Datensätze nummeriert und zwar in der Folge, wie Sie unter dem Icon Seriendruckempfänger, sortiert sind. Wenn nicht alle Datensätze ausgewählt sind, ergeben MERGESEQ und MERGEREC verschiedene Werte. Sequenz zusammenführen-Felder werden mit MERGESEQ eingeleitet. Diese Nummer wird erst nach dem Zusammenführen (Seriendruck an Drucker) angezeigt. Mit der auf dem letzten Seriendruck aufgeführten Anzahl kann man sich z.B. das Porto für alle Ausdrucke berechnen.

Setzen Sie den Cursor an der Stelle an, an der das Sequenz zusammenführen-Feld erscheinen soll. Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Sequenz zusammenführen.

Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktion ansehen, sieht das so aus:

{ MERGESEQ }




Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Nächster Datensatz

Nächster Datensatz-Felder haben die Funktion, Daten aus mehreren Datensätzen in dasselbe Dokument aufzunehmen. Nächster Datensatz-Felder werden mit NEXT eingeleitet. Das Ergebnis des NEXT-Feldes wird nicht gedruckt.

Beispiel: Sie möchten Vornamen und Namen der Mitglieder eines Vereins in einem Dokument auflisten. Mein Beispiel hier hat nur 3 Mitglieder, das ist natürlich erweiterbar:

  • Setzen Sie den Cursor an der Stelle an, an der Ihre Auflistung beginnen soll
  • Fügen Sie die gewünschten Felder des ersten Datensatzes ein
  • Machen Sie einen Zeilenwechsel
  • Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Nächster Datensatz
  • Fügen Sie die gewünschten Felder des zweiten Datensatzes ein
  • Machen Sie einen Zeilenwechsel
  • Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Nächster Datensatz
  • Fügen Sie die gewünschten Felder des dritten Datensatzes ein
Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktionen ansehen, sieht das so aus:

{ MERGEFIELD "Vorname" } { MERGEFIELD "Name" }
{ NEXT }{ MERGEFIELD "Vorname" } { MERGEFIELD "Name" }
{ NEXT }{ MERGEFIELD "Vorname" } { MERGEFIELD "Name" }



Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Nächster Datensatz Wenn…

Nächster Datensatz Wenn...-Felder haben eine Filterfunktion. Nächster Datensatz-Felder werden mit NEXTIF eingeleitet. Seriendruckfelder, die auf das NEXTIF-Feld im Hauptdokument folgen, werden durch Werte aus dem nächsten Datensatz und nicht durch Werte aus dem aktuellen Datensatz ersetzt, wenn der Vergleich WAHR ist. Ist der Vergleich FALSCH, dann werden die Felder des aktuellen Datensatzes verwendet. Das Ergebnis des NEXTIF-Feldes wird nicht gedruckt.

Um z.B. das Filtern aller Datensätze mit gleicher Postleitzahl im Hauptdokument als Liste zu erreichen, muss man komplizierte Funktionen bauen, die eine Kombination der Bedingungsfelder IF, SET und NEXTIF sind.

Einfacher erreichen Sie dies so:
  • Gehen Sie über das Icon Seriendruckempfänger
  • An dieser Stelle wird Ihnen auch eine Sortier- und Filtermöglichkeit für die Datensätze angeboten
  • Filtern Sie die Datensätze nach Ihren Kriterien heraus und haken diese an
  • Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK
  • Im Hauptdokument benutzen Sie nun die Bedingungsfeld Nächster Datensatz (NEXT) wie hier beschrieben
  • Danach haben Sie eine Liste der gefilterten Werte wie gewünscht



Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Textmarke festlegen... (im Hauptdokument)

Textmarke festlegen...-Felder weisen einer Textmarke einen Wert (entweder Text oder Zahl zu). Um den Wert in allen Seriendruckdokumenten zu drucken, muss in das Hauptdokument ein Textmarkenfeld eingefügt werden. Der Wert wird in allen Seriendruckdokumenten wiederholt, ist aber nicht sichtbar (außer mit der Tastenkombination Alt+F9) und wird nicht gedruckt. Aber es kann auf diesen Wert z.B. aus Bedingungsfeldern oder Formel-Feldern heraus zugegriffen werden oder einfach an beliebigen Stellen auf die Textmarke zugegriffen werden.

Setzen Sie den Cursor oberhalb der Stelle, vor der Sie die Textmarke erstmalig nutzen wollen. Klicken Sie nun auf das Icon Bedingungsfeld einfügen und im Untermenü auf Textmarke festlegen....

Beispiel: Sie möchten den Satz "Der Preis versteht sich zuzüglich 19% MwSt." als Textmarke mit dem Namen MwSt19 festlegen.

Geben Sie ins Dialogfeld ein:
  • Textfeld: MwSt19 (die Bezeichnung können Sie frei wählen)
  • Wert: Der Preis versteht sich zuzüglich 19% MwSt.
  • Verlassen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK
Wenn Sie sich nun mit Alt+F9 die Feldfunktionen ansehen, sieht das so aus:

{ SET MwSt19 "Der Preis versteht sich zuzüglich 19% MwSt." }

Die Textmarke rufen Sie dann mit dieser Feldfunktion auf:

{ MwSt19 }




Zum Blattanfang Bedingungsfeld: Datensatz überspringen Wenn...

Datensatz überspringen Wenn... erlaubt Ihnen durch Feldfunktionen unter bestimmten Bedingungen Datensätze vom Ausdruck ausschließen. Datensatz überspringen Wenn...-Felder werden mit SKIPIF eingeleitet.
Setzen Sie den Cursor zunächst an den Anfang Ihres Hauptdokuments. Klicken Sie das Icon Bedingungsfeld einfügen auf der Symbolleiste Seriendruck an. Wählen Sie nun aus: Datensatz überspringen Wenn....

Beispiel: Sie wollen nur Datensätze drucken, die im Seriendruckfeld «mws» kein s stehen haben. Geben Sie ein/Wählen Sie aus:
  • Feldname: mws
  • Vergleich: Gleich
  • Vergleichen mit: s
Wenn Sie sich die erzeugte Feldfunktion mit Alt+F9 ansehen, steht nun oben im Hauptdokument:

{ SKIPIF { MERGEFIELD mws } = "s" }

Sie können auch mehrere solcher SKIPIF-Funktionen hintereinander stellen, die sich auch auf verschiedene Serienfelder beziehen können.






Zum Blattanfang Bedingungsfelder mit mehr als einer Bedingung

Über das Icon Bedingungsfeld einfügen fügt Word eine ganz normale Wenn...Dann...Sonst-Bedingung ein. Wenn Sie aber mehr Bedingungen einfügen wollen, müssen Sie die Feldfunktionen per Hand nachbearbeiten.

Sie können die Anzahl der Bedingungen ändern, Seriendruckfelder, Formeln, feste Werte oder Texte, Textmarken, Hyperlinks oder Grafiken einbinden. Auch die Formatierung können Sie in die Feldfunktionen einbauen.

Beispiel:
Wenn im Feld mws "m" steht, soll "Herrn" ausgegeben werden, wenn dort "w" steht, soll "Frau" ausgegeben werden, wenn dort "s" steht, soll "Firma" ausgegeben werden (z.B. in der Anschrift).
  • Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Feld bedingt erscheinen soll
  • Drücken Sie dazu ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Bearbeiten Sie das Bedingungsfeld nun nach, damit es am Ende so aussieht:
    { IF { MERGEFIELD mws } = "m" "Herrn" { IF { MERGEFIELD mws } = "w" "Frau" "Firma" } }
  • Danach die Feldfunktionen wieder abschalten mit ALT+F9 im Word-Hauptdokument



Zum Blattanfang Seriendruckfeld überspringen WENN...

Ein Seriendruckfeld soll unter bestimmten Bedingungen leer erscheinen. "Leer" erreichen Sie durch doppelte Anführungszeichen.

Beispiel:
Der Name soll nur erscheinen, wenn das Feld mws ungleich "s" ist. Erzeugen Sie das Bedingungsfeld so:
  • Setzen Sie den Cursor an die Position, an der das Feld bedingt erscheinen soll
  • Drücken Sie nun ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Schreiben Sie das Bedingungsfeld so:
    { IF { MERGEFIELD "mws" } <> "s" { MERGEFIELD "Name" } "" }
  • Danach die Feldfunktionen wieder abschalten mit ALT+F9 im Word-Hauptdokument



Zum Blattanfang Bedingtes Leerzeichen am Beispiel Grußzeile Sie möchten in Ihr Schreiben eine Grußzeile einfügen, die bei
  • Männern: Sehr geehrter Herr Name,
  • Frauen: Sehr geehrte Frau Name,
  • Firmen: Sehr geehrte Damen und Herren,
lautet.

Sie möchten aber vermeiden, dass vor dem Komma bei der Firmenanrede ein Leerzeichen steht, weil in diesem Fall kein Name eingefügt wird.

Die Lösung liegt darin, dass man eine zusätzliche Wenn...Dann...Sonst-Bedingung setzt und Leerzeichen und Kommata bereits in den Feldfunktionen an den passenden Stellen integriert.

Erzeugen Sie die beiden Bedingungsfelder so:
  • Setzen Sie den Cursor an die Position, an der die Grußzeile eingefügt werden soll
  • Drücken Sie nun ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Schreiben Sie die beiden Bedingungsfelder so hintereinander:
    { IF { MERGEFIELD "mws" } = "m" "Sehr geehrter Herr " { IF { MERGEFIELD "mws" } = "w" "Sehr geehrte Frau " "Sehr geehrte Damen und Herren," } }{ IF { MERGEFIELD "mws" } = "s" "" { MERGEFIELD "Name" \f "," } }
  • Beachten Sie: Kein Leerzeichen vor der zweiten IF-Klammer!
  • Der Schalter \f sorgt dafür, dass das Komma hinter dem Namen gesetzt wird
  • Danach die Feldfunktionen wieder abschalten mit ALT+F9 im Word-Hauptdokument



Zum Blattanfang Beispiel: Ein Kunde - viele Artikel

Sie möchten einen Serienbrief erstellen, pro Kunde eine Seite mit allen Artikeln zum Kunden. Zunächst mal muss dafür in der Exceltabelle jeder Kunde soviel Datensätze haben, wie er Artikel hat. Es muss in jedem Datensatz seine Adresse enthalten sein und in jedem Datensatz ein Artikel. Und es muss eine Hilfsspalte mit Formel (die kann man runterkopieren) angelegt werden, die zählt, der wievielte Artikel des Kunden es ist:
 ABCD
1KundeAdresseArtikelHilfsspalte
2Kunde AAdresseASchuhe1
3Kunde AAdresseAStrümpfe2
4Kunde AAdresseAHemden3
5Kunde BAdresseBPullover1
6Kunde BAdresseBHosen2
7Kunde CAdresseCSchuhe1

Formeln der Tabelle
ZelleFormel
D2=ZÄHLENWENN(A$2:A2;A2)
Nun möchten wir nur die Datensätze drucken, die in der Hilfsspalte eine 1 haben. Aber mit allen Artikeln des Kunden. Deshalb setzen wir im Briefkopf die Funktion SKIPIF ein, die den Wert der Hilfsspalte prüft. Und bei den Artikeln NEXT in Verbindung mit einer Bedingung:
{ SKIPIF { MERGEFIELD "Hilfsspalte" } <> 1}

Kunde: { MERGEFIELD "Kunde" }, { MERGEFIELD "Adresse" }

Artikelauflistung:
{ IF { MERGEFIELD "Hilfsspalte" } = 1 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
{ NEXT }{ IF { MERGEFIELD "Hilfsspalte" } = 2 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }
{ NEXT }{ IF { MERGEFIELD "Hilfsspalte" } = 3 { MERGEFIELD "Artikel" } "" }

Bei der Artikelauflistung müssen so viele Artikel vorgesehen werden, wie maximal pro Kunde existieren.

Wenn man beim Drucken Alle auswählt, wird jeder Kunde einmal mit all seinen Artikeln gedruckt.

Zum Blattanfang Datenquellen zusammenführen

Das geht über MS Query. Ich selbst habe das noch nicht gemacht, deshalb keine Beschreibung hier.

Zum Blattanfang Formeln benutzen

Sie können mit Seriendruckfeldern auch Rechnen. Solche Feldfunktionen werden mit einem Gleichheitszeichen hinter der sich öffnenden geschweiften Klammer eingeleitet. Dabei können Sie die üblichen Operatoren einsetzen, Klammersetzung anwenden, Formatierung einbinden. Die Argumente innerhalb von solchen Funktionen werden mit Semikolon getrennt (Strichpunkt). Funktionsnamen sind auf Englisch zu schreiben. Sie können auch komplexe Ausdrücke berechnen. Dazu verwenden Sie dieselben mathematischen Funktionen wie in Excel. Dabei akzeptiert Word als Argumente Zahlen, Formeln, Textmarken und Tabellenbezüge (aus einer Wordtabelle, der Zellen genauso benannt werden wie in Excel - also A1, A2, B1, B2 und so weiter. Der Buchstabe steht hierbei für die Spalte - von links gezählt, die Zahl für die Zeile - von oben gezählt).

Beispiel: Angenommen, das Seriendruckfeld «Wert» wäre der Nettowert und Sie möchten im Seriendruck auch den Bruttowert in einem bestimmten Format bekanntgeben, dann geht das so:

{ ={ MERGEFIELD "Wert" }*119% \# #.##0,00€ \*Mergeformat }

Diese Formel ist insofern ungenau, da das Ergebnis nach der zweiten Dezimalstelle abgeschnitten wird, es wird nicht kaufmännisch gerundet. Um dies zu erreichen, müssen Sie die Funktion RUNDEN (=ROUND) so eingeben:

{ =Round({ MERGEFIELD "Wert" }*119%;2) \# #.##0,00€ \*Mergeformat }



Zum Blattanfang Einbinden von Grafiken

Mit dieser Funktion fügen Sie eine bestimmte Grafik in Ihr Hauptdokument ein:
{ INCLUDEPICTURE "c:\\test\\Bild1.jpg" \*MERGEFORMAT \d } Regeln:
  • Beachten Sie die doppelten Backslashs im Pfad!
  • Pfad und Dateiname müssen in Anführungszeichen stehen!
  • Der Parameter \*MERGEFORMAT weist die Formatierung des vorhergehenden Feldergebnisses dem neuen Ergebnis zu
  • Der Parameter \d teilt Word mit, dass die Grafikdatei nicht im Dokument gespeichert ist
Problem: Bildaktualisierung
  • Wenn Sie sich durch die Datensätze klicken, ändert sich das Bild nicht! Um das Bild zu aktualisieren, müssen Sie jedes Mal die Tastenkombination Strg.+A gefolgt von F9 drücken!
  • Beim Drucken aktualisiert sich das Bild je nach ausgewählten Datensätzen automatisch, wenn Sie die Einstellungen Felder aktualisieren und Verknüpfungen aktualisieren unter Menü>Extras>Optionen...>Registerblatt Drucken angehakt haben
Nachstehend beschreibe ich Ihnen folgende Varianten:
Grafik aus Seriendruckfeld

Abhängig vom Datensatz soll in Ihrem Serienbrief eine bestimmte Grafik eingefügt werden. In diesem Fall fügen wir Pfad und Dateiname der Grafikdatei in Spalte J unserer Excelbeispieltabelle ein - der Feldname ist Bild:
  • Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Position, an der die dynamisch Grafik erscheinen soll
  • Drücken Sie dazu ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Fügen Sie das Funktion wie folgt ein:
    { INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD Bild }" \* MERGEFORMAT \d }
  • Danach die Feldfunktionen wieder abschalten mit ALT+F9 im Word-Hauptdokument
Problem: Dynamik geht verloren
Wenn Sie die Datei speichern, geht die Dynamik leider verloren. Die Feldfunktion übernimmt die Bilddatei der letzten aktuellen Grafik, z.B. { INCLUDEPICTURE "c:/test/Bild3.jpg" \* MERGEFORMAT \d }. Sie können nun einerseits über Menü>Bearbeiten>Rückgängig:Verknüpfung aktualisieren gehen, insofern dieser Punkt Ihnen noch angeboten wird. Ansonsten markieren Sie den Dateipfad und -namen zwischen den beiden Apostrophen und klicken Sie auf das Icon Seriendruckfelder einfügen und wählen das Feld "Bild" aus. Damit haben Sie die Dynamik bis zum nächsten Speichern repariert.
Alternativ könnten Sie auch jede gewünschte Seite über Seriendruck in neues Dokument speichern und würden so passend zu jedem Empfänger die Grafik erhalten.



Grafik bedingungsabhängig

Abhängig von bestimmten Bedingungen sollen bestimmte Grafiken ins Hauptdokument eingebunden werden.

Beispiel:
Wenn im Seriendruckfeld mws m steht, soll c:\\test\\Bild1.jpg erscheinen, wenn dort w steht, soll c:\\test\\Bild2.jpg erscheinen und sonst (also bei s) c:\\test\\Bild3.jpg:
  • Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Position, an der die Grafik erscheinen soll
  • Drücken Sie dazu ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Fügen Sie das Bedingungsfeld wie folgt ein:
    { IF { MERGEFIELD "mws" } = "m" { INCLUDEPICTURE "c:\\test\\Bild1.jpg" \*MERGEFORMAT \d } { IF { MERGEFIELD "mws" } = "w" { INCLUDEPICTURE "c:\\test\\Bild2.jpg" \*MERGEFORMAT \d } { INCLUDEPICTURE "c:\\test\\Bild3.jpg" \*MERGEFORMAT \d } } }
  • Danach die Feldfunktionen wieder abschalten mit ALT+F9 im Word-Hauptdokument






Zum Blattanfang Erstellen und Einbinden von Textmarken (Bookmarks)

Wie man Textmarken im Hauptdokument selbst über Bedingungsfelder festlegt und aufruft ist hier erklärt.

Wenn Sie umfangreiche Textpassagen einbinden wollen, kann es sich anbieten, diese in eine separate Textdatei auszulagern. Merken Sie sich Speicherpfad und Dateiname sowie die Bezeichnung der Textmarken. So können Sie diese dort erstellen:
  • Markieren Sie mit dem Cursor die gesamte Textstelle, die einen Textmarkennamen erhalten soll
  • Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Textmarke
  • Tragen Sie im Dialogfeld Textmarkenname einen Namen Ihrer Wahl für die ausgewählte Textstelle ein. Der Name darf max. 40 Stellen lang sein, muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nur aus Buchstaben, Ziffern und dem Unterstrich bestehen. Leerzeichen werden nicht akzeptiert. Wählen Sie kurze aussagekräftige Bezeichnungen für Ihre Textmarken, um Fehlern vorzubeugen
  • Wählen Sie die Schaltfläche Hinzufügen
Mit diesen Funktionen rufen Sie Texte/Textmarken aus anderen Dateien auf. Beachten sie die doppelten Backslashes im Dateipfad:

Die gesamte Datei C:\Test\MeineTextmarken.doc :
{ INCLUDETEXT C:\\Test\\MeineTextmarken.doc }

Passend zu jedem Datensatz die Textfelder gem. dem Feld Textmarke2 (definiert sind dort die Textmarken Angebot, Auftrag und Absage) aus der Datei C:\Test\MeineTextmarken.doc:
{ INCLUDETEXT C:\\Test\\MeineTextmarken.doc { MERGEFIELD "Textmarke2" } }

Das Textfeld Angebot aus der Datei C:\Test\MeineTextmarken.doc:
{ INCLUDETEXT C:\\Test\\MeineTextmarken.doc Angebot }

Beim Ausdruck aktualisieren sich alle Felder durch diese Einstellungen. Aber diese externen Bookmarks tun das nicht immer auf dem Bildschirm. Wenn man es auch dort sehen will, muss man diese Maßnahmen ergreifen:
  • eine einzelne Feldfunktion aktualisieren, indem Sie sie markieren und F9 drücken
  • alle Feldfunktionen aktualisieren, indem Sie die Tastenkombination Strg.+A und anschließend F9 drücken



Zum Blattanfang Einbinden von Hyperlinks

Das Seriendruckfeld Hyperlink mit der Mail-Adresse aus unserer Beispieltabelle wird genutzt, um Seriendruck in E-Mail zu erzeugen. Natürlich kann man die Mailadresse auch als normales Seriendruckfeld im Hauptdokument ausgeben: { MERGEFIELD "Hyperlink" }

Im Hauptdokument wird dadurch aber kein "echter" Hyperlink eingebunden, der auf Klick zum Ziel springt, sondern nur ein einfacher Text.

Ein "echter" Hyperlink kann aber interessant sein, wenn Sie das Hauptdokument als E-Mail oder E-Mail Anhang versenden möchten. Einen "echten" Hyperlink können Sie auf zwei Wegen einbinden:

1.) Durch die Funktion Hyperlink:
  • Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Position, an der der Hyperlink erscheinen soll
  • Drücken Sie dazu ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Fügen Sie das Feldfunktion wie folgt ein:
    { { HYPERLINK { MERGEFIELD "Hyperlink" } }
  • Die Feldfunktionen dürfen Sie nun aber nicht abschalten! Grund ist, das ansonsten zwar die Hyperlinkadresse sich beim Blättern durch die Datensätze anpasst, aber leider nicht der sichtbare Text
  • Sie müssen jede gewünschte Seite über Seriendruck in neues Dokument kopieren und erhalten so passend zu jedem Empfänger den Hyperlink hinsichtlich Hyperlinkadresse und angezeigtem Text
  • Dafür müssen Sie aber die kopierte Dateien mit Strg.+ A markieren und F9 drücken
  • Erst wenn Sie alle gewünschten Datensätze in neue Dokumente kopiert haben dürfen Sie die Feldfunktionen im Word-Hauptdokument wieder abschalten mit ALT+F9
2.) Durch Einbinden von Textmarken (Bookmarks):

Dieser Weg ist aufwändig und pflegeintensiv. Hat aber den Vorteil, dass echte Hyperlinks im Hauptdokument stehen und direkt aus dem Hauptdokument gedruckt werden kann und sich Hyperlinkadressen sowie der Text je nach Datensatz anpassen.

Dazu kopieren Sie zunächst die befüllten Zellen aus Spalte K unserer Beispieltabelle in ein Worddokument und speichern dieses ab. In meinem Beispiel speichere ich die Datei unter C:\Test\MeineTextmarken.doc. Weisen Sie nun jeder Mailadresse eine Textmarke (Bookmark) zu. Und zwar genau jeder Mailadresse die Textmarke1 aus Spalte L unserer Beispieltabelle, also Mail1, Mail2 usw....
  • Setzen Sie den Cursor im Hauptdokument an die Position, an der der Hyperlink erscheinen soll
  • Drücken Sie dazu ALT+F9 im Word-Hauptdokument, um die Feldfunktionen anzuzeigen
  • Die geschweiften Klammern erzeugen Sie über die Tastenkombination Strg.+F9
  • Fügen Sie die Feldfunktion wie folgt ein (beachten Sie die doppelten Backslashs!):
    { INCLUDETEXT C:\\Test\\MeineTextmarken.doc { MERGEFIELD "Textmarke1" } }
  • Schalten Sie die Feldfunktionen im Word-Hauptdokument wieder ab mit ALT+F9
Beim Ausdruck aktualisieren sich alle Felder durch diese Einstellungen. Aber diese externen Bookmarks tun das nicht immer auf dem Bildschirm. Wenn man es auch dort sehen will, muss man diese Maßnahmen ergreifen:
  • eine einzelne Feldfunktion aktualisieren, indem Sie sie markieren und F9 drücken
  • alle Feldfunktionen aktualisieren, indem Sie die Tastenkombination Strg.+A und anschließend F9 drücken



Zum Blattanfang Eintrag suchen

Sie möchten herausfinden, in welchem Datensatz ein bestimmter Wert/Text vorkommt.

Klicken Sie dazu in der Symbolleiste Seriendruck auf die Schaltfläche Eintrag suchen. Im sich öffnenden Dialogfenster geben Sie den Suchbegriff im Textfeld Suchen ein. Wählen Sie aus, ob der Suchbegriff in allen Feldern oder in einem bestimmten Feld gesucht werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen. Die erste Trefferseite wird angezeigt. Entweder klicken Sie nun auf Weitersuchen oder auf Abbrechen, falls das Ergebnis dem gesuchten Datensatz entspricht. Danach wird im Feld Gehe zu Datensatz auf der Symbolleiste Seriendruck die Datensatznummer angezeigt, die dem Treffer entspricht. Dabei hängt die Datensatznummer von der eingestellten Sortierung unter der Schaltfläche Seriendruckempfänger sowie der Anzahl der dort ausgewählten Datensätze ab.



Zum Blattanfang Seriendruck in neues Dokument

Wollen Sie Ihr Dokument von der Exceldatei entkoppeln und aus den Platzhaltern feste Texte in einer neuen Worddatei machen, dann klicken Sie auf das Icon Seriendruck in neues Dokument. An dieser Stelle wird Ihnen noch mal eine Datensatzauswahl angeboten.



Zum Blattanfang Seriendruck an Drucker

Um den Seriendruck auszulösen, klicken Sie auf das Icon Seriendruck an Drucker: Dort können Sie auswählen, welche Datensätze aktuell gedruckt werden sollen und den Ausdruck auslösen



Zum Blattanfang Seriendruck in E-Mail

Um den Seriendruck in Mails auszulösen, klicken Sie auf das Icon Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben. Voraussetzung ist, dass Outlook Ihr Standardmailprogramm ist. Füllen Sie die Felder im Dialogfenster wie folgt aus:
  • An: Dort wählen Sie das Seriendruckfeld aus, in dem die Mail-Adressen stehen, in unserem Beispiel Hyperlink
  • Betreffzeile: Hier können Sie einen Betreff frei eingeben
  • Nachrichtenformat: Entscheiden Sie sich im Dropdown für HTML, Nur-Text oder Anlage
  • Datensatzauswahl: Dort können Sie auswählen, welche Datensätze aktuell gemailt werden sollen
  • Über die Schaltfläche OK starten Sie den Mailversand



Zum Blattanfang Kopiercode, um Seriendruckfelder oder Feldfunktionen in die Zwischenablage zu schreiben

Dies hat nun nichts mit der Erstellung von Seriendruckdateien zu tun, sondern ich zeige Ihnen hier einen Code, mit dem Sie Seriendruckfelder oder Feldfunktionen (die eigentlich nicht kopierbar sind) in die Zwischenablage kopieren können, falls Sie den Inhalt eines Feldes weitergeben/darstellen möchten (z.B. auf einer Webseite, ich habe diesen Code zur Erstellung dieser Seite hier benutzt). Aber bitte Achtung, die geschweiften Klammern beim Seriendruck sind Steuerzeichen, deshalb sind sie nicht kopierbar. Das Makro wandelt diese geschweiften Klammern in normale geschweifte Klammern um, kopiert die Funktionen dann und wandelt Sie im Serienbrief durch den Undo-Befehl wieder in "echte" Feldfunktionen zurück. (Danke an Frank für den Code!)
Sub Feldfunktion_in_die_Zwischenablage_kopieren()
'die zu kopierende Feldfunktion vorher markieren!
Dim ff As Field
Dim rng As Range, rngSel As Range
Dim str As String
Set rngSel = Selection.Range
For Each ff In rngSel.Fields
  ff.ShowCodes = True
Next ff
str = rngSel.Text
str = Replace(str, Chr(19), "{")
str = Replace(str, Chr(21), "}")
'falls gewünscht: macht aus Leerzeichen Punkte:
'str = Replace(str, " ", Chr(183))
rngSel.Text = str
rngSel.Copy
ActiveDocument.Undo
End Sub




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