Autor: Klaus-Dieter Oppermann  --- Aus Excel Standard - Gruppe: Spezielle Menübefehle

Datenüberprüfung - Gültigkeit (1) - Grundlagen

Autor: Klaus-Dieter Oppermann - Erstellt: ?      - Letzte Revision: ?Gruppenthema: 2 Folgen 1 2 Sie sind in Folge:1

Gültigkeit - Dateneingaben steuern

- Grundlagen - Einstellungen

Speziell bei Listen, die von mehreren Personen mit Daten gefüllt werden, kann es wünschenswert sein, die Anwender zu zwingen, in bestimmten Zellen nur zugelassene Werte einzutragen.

Zum Einstieg ein kleines Beispiel zum (wie ich hoffe) leichten Nachvollziehen: Sie haben eine Liste, in der sie verhindern möchten, dass in der Zelle B2 Werte über 300 eingegeben werden. Dazu markieren Sie die Zelle und rufen über das Menü Daten die Funktion Gültigkeit auf. Es öffnet sich diese Dialogbox, in der sie die gleichen Eingaben vornehmen, die ich da eingetragen habe:



Die Dialogbox (Einstellungen)


Abschließend mit OK bestätigen. Nun können Sie versuchen, einen Wert über 300 einzugeben, Excel wird das mit einer Fehlermeldung quittieren. Wie wir im weiteren sehen werden, kann die Funktion noch sehr viel mehr.

Der Vorteil einer solchen Vorgehensweise ist der, dass man die Listen später leichter auswerten kann.


Zur Festlegung von Gültigkeiten müssen die Zelle, oder die Zellen, für die die Gültigkeit(en) gelten soll(en) markiert werden. Werden Gültigigkeiten für mehrere Zellen benötigt, was sicher meistens der Fall ist, können diese also über eine Definition für alle Zellen gleichzeitig festgelegt werden. Die Zellbereiche brauchen nicht miteinander verbunden sein. Markiert wird mit der Maus, bei nicht zusammenhängenden Zellbereichen wird gleichzeitig die Strg-Taste gedrückt.

Gültigkeitsregeln lassen sich mit geringen Aufwand realisieren. Im Bild oben kann man sehen, dass die Dialogbox drei Reiter mit den Aufschriften:
  • Einstellungen
  • Eingabemeldung
  • Fehlermeldung
hat. Beschäftigen wir uns zunächst mit der Seite Einstellungen, dort ist zunächst ein Kombinationsfeld mit dem Namen Zulassen aktiv. Es hat folgende Inhalte:
  • Jeden Wert
  • Ganze Zahl
  • Dezimal
  • Liste
  • Datum
  • Zeit
  • Textlänge
  • Benutzerdefiniert

Entsprechend dieser Auswahl gibt es eine unterschiedliche Anzahl von Eingabemöglichkeiten. Das werde ich in nächsten Abschnitten detailliert beschreiben.

Der erste dieser Punkte heisst Jeden Wert, er ist, wenn man es genau nimmt, standardmäßig immer aktiv, wenn keine andere Regel erstellt wurde. Das bedeutet in diese Zellen kann alles eingetragen werden.

Anders beim nächsten Punkt Ganze Zahl. Wie der Name schon sagt, können bei dieser Auswahl nur ganze Zahlen eingetragen werden. Diese Auswahl bedingt aber noch weitere Eingaben. So hat sich ein zweites Kombinationsfeld geöffnet, das den Namen Daten hat. Hier kann man zwischen den Inhalten:
  • zwischen
  • nicht zwischen
  • gleich
  • ungleich
  • größer als
  • kleiner als
  • größer oder gleich
  • kleiner oder gleich
wählen.
Daten: Minimum Maximum Wert Zulässige Eingabe beim Beispiel
zwischen -100 1000   Jeder ganzzahlige Wert zwischen -100 und 1000
nicht zwischen 1000 2000   Kein Wert zwischen 1000 und 2000.
gleich     12 Nur der Wert 12
ungleich     12 Alle Werte außer 12
größer als 1     Alle Werte größer als 1
kleiner als   500   Alle Werte kleiner als 500
größer oder gleich 10     Alle Werte größer als 9
kleiner oder gleich   50   Alle Werte kleiner als 51
 
In der Tabelle habe ich dargestellt, welche Eingaben für die unterschiedlichen Auswahlen erwartet werden. Die grün markierten Zellen zeigen, was eingetragen werden muss. In der letzten Spalte sind die zu den Beispielen passenden zulässigen Eingaben dargestellt. Wobei die rot markierten Zellen dafür stehen, dass die Eingabewerte im Gegensatz zu den weissen Zellen mit berücksichtigt werden.

Weitere Objekte der Seite Einstellungen werden je nach getroffener Auswahl aktiv. Da gibt es unter anderen zwei Kontrollkästchen mit folgenden Funktionen:

Leere Zellen ignorieren. Es befindet sich auf der rechten Seite der Dialogbox. Es ist standardmäßig angehakt. Diese Einstellung bedeutet, dass der Anwender keinen Wert eingeben muß. Wird der Haken entfernt, dann ist eine Eingabe zwingend erforderlich.

Änderungen auf alle Zellen mit gleichen Einstellungen anwenden Dieses Kontrollkästchen finden wir unten links. Das ist eine sehr komfortable Einrichtung. Damit ist die Möglichkeit geschaffen, alle Gültigkeiten, die die gleichen Bedingungen haben, mit einer Eingabe zu ändern. Man kann das gut erkennen, wenn man den Haken gesetzt hat, werden alle Zellen mit der gleichen Gültigkeit markiert. Diese Zellen müssen nicht miteinander verbunden sein !

Weiter gibt es noch die Schaltfläche Alle löschen. Damit werden, wie der Name schon sagt, alle markierten Gültigkeiten wieder gelöscht. Achtung, das geschieht ohne Sicherheitsabfrage!

Die Eingabemöglichkeiten Dezimal, Datum, Zeit und Textlänge, sind von den Eingabedifferenzierungen genau so gesteuert, wie ich das bei ganze Zahl schon beschrieben habe. Deshalb werde ich zu den einzelnen Punkten nur einige Beispiele darstellen.

Die Punkte Liste und Benutzerdefiniert sind so komplex, dass ich sie in einem gesonderten Beitrag behandeln werde.

Dezimal:
 CD
1Wert (Beispiel)Zulässige Eingabe(n) beim Beispiel
288,5-100,0 bis 1000,9
390,4<100,0 > 1000,9
4123,45=123,45
5200,7<>123,45
61,2>0
778,4<100
81,3>= 1
9998,6<= 1000

Datengültigkeit der Tabelle
ZelleZulassenDatenEingabe 1Eingabe 2
C2DezimalZellwert ist zwischen -1001000,9
C3DezimalZellwert ist nicht zwischen -1001000,9
C4DezimalZellwert ist gleich 123,45 
C5DezimalZellwert ist ungleich 123,45 
C6DezimalZellwert ist größer als 0 
C7DezimalZellwert ist kleiner als 100 
C8DezimalZellwert ist größer oder gleich 1 
C9DezimalZellwert ist kleiner oder gleich 1000 

Datum:
 AB
1Wert (Beispiel)Zulässige Eingabe(n) beim Beispiel
225.03.2006Datum zwischen 1. Janur und 30. Juni 2006
331.12.2005Datum vor 1. Janur und nach 30. Juni 2006
421.08.200521.08.2005
520.08.2006nur der aktuelle Tag
601.01.2006<> 31.12.2005
701.10.2005> 30.09.2005
830.06.2006< 01.07.2006
919.08.2006kleiner als aktueller Tag
1020.03.2006>= 01.01.2006
1109.10.1946<= 31.12.2005

Datengültigkeit der Tabelle
ZelleZulassenDatenEingabe 1Eingabe 2
A2DatumZellwert ist zwischen 01.01.200630.06.2006
A3DatumZellwert ist nicht zwischen 01.01.200630.06.2006
A4DatumZellwert ist gleich 21.08.2005 
A5DatumZellwert ist gleich =HEUTE() 
A6DatumZellwert ist ungleich 31.12.2005 
A7DatumZellwert ist größer als 30.09.2005 
A8DatumZellwert ist kleiner als 01.07.2006 
A9DatumZellwert ist kleiner als =HEUTE() 
A10DatumZellwert ist größer oder gleich 01.01.2006 
A11DatumZellwert ist kleiner oder gleich 31.12.2005 


Eine Besonderheit stellen in diesem Beispiel die gelb markierten Zeilen dar. Wie man unschwer erkennen kann, habe ich hier mit Formeln gearbeitet. Dieses Thema wird im weiteren noch vertieft.

Zeit:
 AB
1Wert (Beispiel)Zulässige Eingabe(n) beim Beispiel
209:00Uhrzeit zwischen 7:00 und 17:00
304:00Zeit zwischen 22:00 und 6:00
407:0007:00
506:00<> 7:00
606:01> 6:00
716:59< 17.00
806:00>= 6:00
917:00<= 17:00

Datengültigkeit der Tabelle
ZelleZulassenDatenEingabe 1Eingabe 2
A2ZeitZellwert ist zwischen 07:00:0017:00:00
A3ZeitZellwert ist nicht zwischen 06:00:0022:00:00
A4ZeitZellwert ist gleich 07:00:00 
A5ZeitZellwert ist ungleich 07:00:00 
A6ZeitZellwert ist größer als 06:00:00 
A7ZeitZellwert ist kleiner als 17:00:00 
A8ZeitZellwert ist größer oder gleich 06:00:00 
A9ZeitZellwert ist kleiner oder gleich 17:00:00 

Textlänge:
 AB
1Wert (Beispiel)Zulässige Eingabe(n) beim Beispiel
2TesttextText zwischen 3 und 10 Zeichen
3TestKein Text zwischen 10 und 20 Zeichen
4sechsTextlänge 5 Zeichen
5Noch ein TextTextlänge <> 3 Zeichen
6TextText länger als 3 Zeichen
7TesttextText kürzer als 10 Zeichen
8TextText >= 3 Zeichen
9Testtext1aText<= 10 Zeichen

Datengültigkeit der Tabelle
ZelleZulassenDatenEingabe 1Eingabe 2
A2TextlängeZellwert ist zwischen 310
A3TextlängeZellwert ist nicht zwischen 1020
A4TextlängeZellwert ist gleich 5 
A5TextlängeZellwert ist ungleich 3 
A6TextlängeZellwert ist größer als 3 
A7TextlängeZellwert ist kleiner als 10 
A8TextlängeZellwert ist größer oder gleich 4 
A9TextlängeZellwert ist kleiner oder gleich 10 


- Grundlagen - Eingabemeldung

Die oben angeführten Beispiele bieten schon viele Möglichkeiten, die Eingabe von Werten zu steuern. Allerdings habe wir zur Zeit noch das Problem, das der Nutzer zwar bei nicht gewünschten Eingaben eine Fehlermeldung erhält, aber nicht ohne weiteres wissen kann, welche Eingabe von ihm erwartet wird. Das werden wir im nächsten Abschnitt ändern.

Wir nehmen unser Beispiel vom Anfang des Beitrags und markieren die Zelle B2. In der oben beschrieben Weise wird wieder die Dialogbox geöffnet und über den oberen Reiter auf Eingabemeldung umgeschaltet. Auf dieser Seite finden wir zwei Eingabefelder:
  • Titel:
  • Eingabemeldung





Die Dialogbox (Eingabeldung)


Bei Titel geben wir einen aussagefähigen Begriff ein. Zum Beispiel Hinweis. Unter Eingabemeldung wird ein Text eingegeben, aus dem Anwender entnehmen kann, welche Eingabe er tätigen muß. In unserem Fall könnte das: Bitte eine Zahl kleiner als 300 eingeben sein. Wie gehabt mit OK bestätigen.
Sobald nun die Zelle markiert wird, erscheint ein Tipptext, wie wir in auch aus anderen Bereichen von Windows kennen. Der Anwender weiß, was von ihm erwartet wird.

Oben auf der Seite gibt es ein Kontrollkästchen mit dem Text: Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird. Wenn der Standardmäßig gesetzte Haken entfernt wird, erscheint die Meldung nicht mehr.

Weiter ist die schon oben erwähnte Schaltfläche Alle löschen sichtbar. ACHTUNG: bei Betätigung wird nicht nur die Eingabemeldung gelöscht, wie man eventuell annehmen könnte, sondern auch die Gültigkeitsregel. Beides wieder ohne Sicherheitsabfrage.


- Grundlagen - Fehlermeldung

Excel zeigt bei Abweichungen von den vorgesehenen Eingaben eine Standardfehlermeldung, die so aussieht:



Die Standardfehlermeldung


Wer das gerne gestalten möchte, findet in diesem Abschnitt, wie man das machen kann. Ich empfehle, in jedem Fall eine benutzerdefinierte Fehlermeldung zu erstellen, da die Standardmeldung sehr pauschal ist. Der Nutzer wird, wie wir im weiteren sehen werden, mit der benutzerdefinierten Fehlermeldung besser zurecht kommen.

Dazu markieren wir wieder die Zelle B2 aus unserem Beispiel. In der Dialogbox wählen wir den letzten Reiter Fehlermeldung.



Die Dialogbox (Fehlermeldung)


Zunächst finden wir da ein Kombinationsfeld mit dem Namen Typ: und den Inhalten:
  • Stop
  • Warnung
  • Information

Darüber kann ausgewählt werden, welche Grafik auf der Fehlermeldung dargestellt wird. Diese Grafik wird nach der Auswahl auch in der Dialogbox angezeigt.
Bitte beachten: Die unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten haben unterschiedliche Wirkungen in der Fehlerbehandlung.

STOP: Es wird eine Fehlermeldung mit dem vom Benutzer definierten Text ausgegeben. Es gibt zwei Schaltflächen, Wiederholen und Abbrechen. Wiederholen ermöglicht eine neue Eingabe, Abbrechen löscht die Eingabe.

WARNUNG: Es wird wieder die gleiche Fehlermeldung ausgegeben, diesmal mit den Schaltflächen Ja, Nein und Abbrechen. Bei Ja wird die (falsche) Eingabe übernommen. Bei Nein und Abbrechen passiert zunächst nichts, aber man kommt bei nein nicht aus der Zelle heraus. Bei Abbrechen wird die (falsche) Eingabe auch übernommen.

INFORMATION: es erscheint wieder unsere Fehlermeldung, jetzt mit den Schaltflächen OK und Abbrechen. Bei OK wird die (falsche) Eingabe akzeptiert, bei Abbrechen ebenfalls.

In das Textfeld mit dem Namen Titel: schreibt man einen Titel eigener Wahl hinein.

Weiter gibt es ein zweites Textfeld mit dem Namen Fehlermeldung: es ist dringend anzuraten, dort was sinnvolles einzutragen, die Anwender werden es zu schätzen wissen. Denn hat man keine eigene Fehlermeldung definiert, erscheint die oben abgebildete Standardmeldung, mit den von mir beschriebenen Schaltflächen. Das ist aber nicht sehr aussagefähig.

Was noch bleibt ist die erneute Warnung vor der Schaltfläche Alle löschen auch hier wird alles gelöscht, nicht nur die Fehlermeldung.


Fragen stellen im Online-Excel Forum

Neu in Online-Excel: Online-Excel Newsletter

Dieses Thema hat weitere Beiträge

Datenüberprüfung - Gültigkeit (1) - Grundlagen
Datenüberprüfung - Gültigkeit (2) - Listen und mehr

Weitere Artikel der Gruppe: Spezielle Menübefehle Aus Excel Standard
Nach oben